Делопроизводство вопросы и ответы



ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ ДЛЯ СДАЧИ ЗАЧЕТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА»

 

ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ НУЖНО СОСТАВИТЬ:

 

1) организационно-правовой документ
2) информационно-справочный документ

3) распорядительный документ


ВОПРОСЫ К ЗАЧЕТУ:


1. Состав реквизитов и документов. 
2. Бланк документов. 

3. Виды организационно-правовых документов. 

4. Правила оформления учредительного договора. 
5. Правила оформления устава. 

6. Правила оформления должностной инструкции. 

7. Виды распорядительных документов. 
8. Порядок подготовки приказа. 

9. Порядок подготовки распоряжения. 

10. Отличие приказа от распоряжения. 
11. Виды информационно-справочных документов. 

12. Порядок оформления протокола заседания. 

13. Порядок оформления акта. 
14. Порядок оформления докладной записки. 

15. Порядок оформления объяснительной записки. 

16. Порядок оформления заключения. 
17. Формы деловой переписки. 

18. Оформление делового письма. 

19. Требования к тексту делового письма. 
20. Виды и разновидности деловых писем. 

21. Состав документального фонда. 

22. Общие принципы формирования дел. 
23. Оперативное хранение документов. 

24. Номенклатура дел организации. 

25. Оценка значимости документов и сроков хранения. 
26. Оформление документов и дел к уничтожению на длительное и постоянное хранение. 

27. Обеспечение сохранности документов. 

28. Электронные документы в архивах. 
29. Формы использования документов из архивного фонда организации. 

30. Порядок выдачи архивных дел на руки. 

31. Безопасность ценных информационных ресурсов. 
32. Ценная информация и конфиденциальные документы. 

33. Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов. 

34. Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и материалами. 
35. Потоки конфиденциальных документов. 

36. Технологическая система обработки конфиденциальных документов. 

37. Технологическая схема обработки документов входного потока. 

38. Технологическая схема обработки документов выходного и внутреннего потоков. 
39. Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальных документов. 

40. Структура кадровой информационно- документационной системы. 
41. Технологии документирования приема граждан на работу. 

Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу. 

42. Заключение трудового договора (контракта). 

43. Оформление приказа о приеме на работу. 

44. Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу. 
45. Документирование поощрения работников и наложения дисциплинарных взысканий. 

46. Документирование процедуры увольнения работника. 
47. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации. 

48. Формирование личного дела сотрудника. 

49. Документирование учета и отчетности по кадрам. 

50. Защита персональных данных в кадровой службе. 
51. Размещение организации рабы кадровой службы. 

52. Компьютерные средства подготовки документов. 
53. Композиционная структура текста документов. 

54. Основные этапы компьютерной подготовки текстовых компонентов документов. 
55. Подготовка таблиц в документах. 

56. Справочно-правовая система «Консультант плюс». 
57. Справочно-правовая система «Гарант».


1. Состав реквизитов и документов.

При подготовке и оформлении служебных документов используются следующие реквизиты:

2.1.

 

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — отметка для автоматического поиска документа.

 

2.2. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов

2.3. При оформлении документов используют следующие реквизиты 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты: наименование автора документа (наличие бланка организации), название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, регистрационный номер, текст, визы, подпись, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

В процессе подготовки и оформления служебных документов состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами.

Дополнительными реквизитами документа являются гриф утверждения (для заключений обязательно), адресат (для писем обязательно), отметка о заверении копии, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, индекс предприятия связи (почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона), место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона (для писем обязательно), ссылка на индекс и дату входящего документа.

2. Бланк документов.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.1

Т.о. бланком документа называют:

лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию;

электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Положения данного ГОСТа необходимо соблюдать.

Так, например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона.

Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа Р 6.30-2003, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных документах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления документов.

3. Виды организационно-правовых документов.

Организационно-правовая документация – это совокупность документов, содержащих правила, положения, нормы, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав. Кроме того, организационно-правовые документы определяют функциональное содержание деятельности предприятия в целом, его структурных подразделений, работников, их права, обязанности, ответственность и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности предприятия.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа.

С точки зрения срока действия, эти документы относятся к бессрочным (исключение – штатное расписание) и действуют до их отмены или до утверждения новых.

Оформляются организационно-правовые документы на стандартных листах бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. Текст большинства таких документов состоит из разделов и пунктов, имеющих собственные заголовки, нумеруемые арабскими цифрами.

Основные виды организационно-правовых документов:

Устав;

Учредительный договор

Положение об организации, структурном подразделении, коллегиальном (или совещательном) органе;

Регламент;

Штатное расписание;

Инструкция (документы инструктивного характера могут также называться «Правила», «Положение»;

Должностная инструкция.

 

4. Правила оформления учредительного договора.

Учредительный договор — правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации.

Статья 52 части первой Гражданского кодекса РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Учредительный договор юридического лица заключается его учредителями (участниками). В учредительных документах юридического лица должны содержаться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

В учредительном договоре учредители определяют условия передачи юридическому лицу своего имущества и участия в его деятельности. Договором закрепляются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, — с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

Закон РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ (далее — Закон об обществах с ограниченной ответственностью) устанавливает, что учредители общества заключают учредительный договор и утверждают устав общества. Учредительный договор и устав общества являются учредительными документами общества.

Если общество учреждается одним лицом, учредительным документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор.

Учредители общества избирают (назначают) исполнительные органы общества, а также в случае внесения в уставный капитал общества неденежных вкладов утверждают их денежную оценку.

В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также состав учредителей (участников) общества, размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей (участников) общества, размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставный капитал общества при его учреждении, ответственность учредителей (участников) общества за нарушение обязанности по внесению вкладов, условия и порядок распределения между учредителями (участниками) общества прибыли, состав органов общества и порядок выхода участников общества из общества.

Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ (далее — Закон об акционерных обществах) устанавливает, что учредители общества заключают между собой письменный договор о его создании, определяющий порядок осуществления ими совместной деятельности по учреждению общества, размер уставного капитала общества, категории и типы акций, подлежащих размещению среди учредителей, размер и порядок их оплаты, права и обязанности учредителей по созданию общества. Договор о создании общества не является учредительным документом общества.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным документом, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами; по своему назначению в управленческой деятельности он является организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

 

1. Вводная часть.

2. Цель заключения договора.

3. Наименование и правовая форма организации.

4. Предмет деятельности.

5. Местонахождение организации.

6. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

7. Порядок образования имущества.

8. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

9. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

10. Порядок управления делами юридического лица.

11. Права и обязанности участников (учредителей).

12. Ответственность за нарушение договора.

13. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и при­нятия новых членов.

14. Порядок рассмотрения споров.

15. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

 

Учредительным договором утверждается, если он необходим, устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывает руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации.

В соответствующие государственные органы представляют:

учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Учредительный договор оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

5. Правила оформления устава.

Устав – это правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, регистрирующий ее деятельность.

Общие уставы утверждаются вышестоящими органами.

Текст устава состоит из следующих разделов:

1.

2. Общие положения

3. Основные задачи и функции

4. Структура организации и управление ею

5. Финансово-хозяйственная деятельность

6. Отчеты и ревизионная деятельность

7. Порядок реорганизации и ликвидации

 

Устав оформляется на стандартном листе бумаге формата А4 и имеет следующие реквизиты:

Наименование министерства или ведомства

Наименование учреждения

Наименование вида документа

Дата и номер документа

Место издания

Заголовок к тексту (какой организации устав)

Подпись руководителя

Гриф утверждения

Отметка о регистрации устава

Печать регистрирующего органа

 

 

 

 

 

6. Правила оформления должностной инструкции.

Правовое положение работника в организации регламентируется должностной инструкцией. Этот документ устанавливает функции, права, обязанности и ответственность работника организации.

Порядок разработки должностных инструкций сложился достаточно давно. Формуляр этого документа и структура текста унифицированы.

Формуляр и структура текста должностной инструкции

Для оформления должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения.

Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже-с наименованием документа (как и в других управленческих документах).

Должностная инструкция (кого?) менеджера по персоналу.

Должностная инструкция (кого?) секретаря-референта.

Так же формулируют заголовок и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности (например, для секретарей структурных подразделений, делопроизводителей и др.).

Руководитель структурного подразделения разрабатывает и подписывает должностные инструкции; утверждает эти документы руководитель организации. При необходимости они могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова «С инструкцией ознакомлен (на)», личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной инструкции включает следующие разделы:

 

1. Общая часть (общие положения)

2. Функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Взаимоотношения (связи по должности)

 

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Раздел I «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.

Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности.

В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности.

В разделе II «Функции» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.

В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.

В разделе III «Должностные обязанности» устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Раздел IV «Права» закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.).

Раздел V «Ответственность» раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность.

В разделе VI «Взаимоотношения (связи по должности)» регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. 7. Виды распорядительных документов.

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями и организациями.

Распорядительные документы — документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. 

Схема подготовки распорядительных документов:

всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

согласование текста и его подписание;

обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ — приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

Постановление — это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

герб РФ или субъекта;

наименование организации, издавший документ;

наименование вида документа;

место составления;

дата документа, регистрационный номер;

заголовок к тексту;

текст;

подписи;

визы согласования.

 

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

Приказ (по основной деятельности) —  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием.

Приказами оформляются:

порядок деятельности предприятия;

решения и поручения по организации работы;

организационные мероприятия;

итоги работы;

результаты ревизии.

 

Приказы издаются только при необходимости.

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и согласовывается с заинтересованными в этом документе лицами.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся:

А. Организация исполнения приказов;

Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ , в ней указываются предписываемые действия.

          Решение — распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д.
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово РЕШИЛ  на отдельной строке.

Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме:

действие- исполнитель — срок исполнения.

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.  

8. Порядок подготовки приказа.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В остальных случаях может касаться круга организацией и должностных лиц независимо от подчиненности.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказами по основной деятельности оформляются решения руководителя, связанные с организацией работы, порядком деятельности предприятия или его структурных подразделений. Они издаются, когда требуются довести до сведения директивные документы, поступившие из вышестоящих органов, и необходимо наметить конкретные мероприятия, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы могут быть нормативными и индивидуальными. Например, приказ руководителя об утверждении правил внутреннего трудового распорядка будет нормативным. Он общий и безличный, так как имеются в виду не конкретные лица, а весь коллектив, и устанавливается определенные правила. А вот приказ о премировании конкретных работников будет индивидуальным.

Проект приказа подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами данного учреждения, а при необходимости и других организаций. В случае нарушения установленных правил издания приказа он теряет юридическую силу и подлежит отмене. К проекту приказа прилагаются документы, обосновывающие его целесообразность.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если иного срока не указано в тексте. Право подписи приказа определяется законодательством. Как правило, право подписи имеет руководитель и их первые заместители, а также некоторые должностные лица в соответствии с их обязанностями, полномочиями и компетенций. Приказы издаются на основании и во исполнение действующих законов, указов, постановлений и решений правительства приказов и инструкций вышестоящих органов. Руководитель может издать приказ по всем вопросам своей компетенции.

В большинстве случаев приказ действует постоянно. Пока не будет отменен или пока не исчезнет срок его действия, определенный в тексте приказа. Отмена приказа может быть произведена только компетентным лицом или органом. Отмена приказа распространяется только на будущее, в то время как аннулирование приказа устраняет как будущее, так и наступившие юридические последствия, вызванные изданием приказа.

Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках с угловым так и продольным расположением реквизитов.

Реквизиты приказа по основной деятельности:

Реквизиты штампа бланка,

Дата,

Заголовок к тексту,

Отметка о контроле,

Текст,

Подпись,

Визы,

Гриф согласованности (в случаи необходимости),

Отметка об исполнении документа,

Отметка о переносе данных на машинный носитель.

 

Текст приказа состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагают цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа, дают ссылку на документ, послуживший основанием для издания данного приказа.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения, начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами на отдельной строке. После слова «приказываю» ставят двоеточие. В распорядительной части излагают предписываемые действия, называют должностных лиц, ответственных за их выполнения, и устанавливают сроки исполнения. Эта часть текста может делиться арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинают с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, и указания исполнителя. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, структурные подразделения. Наименования организации, структурного подразделения, фамилию, должность исполнителей указывают в дательном падеже. Последний пункт приказа излагают следующим образом; «Контроль за исполнением приказа возлагает на …(полное наименование должности и фамилии в винительном падеже)»

 

9. Порядок подготовки распоряжения.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятия заместителями руководителя, главным инженером и его заместителями, руководителями структурных подразделений.

Распоряжения оформляются на специальном бланке – бланке распоряжения или на общем бланке организации с указанием вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ.

Текст документа может не содержать констатирующей (вступительной) части. В таких случаях текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, излагающих распорядительные действия с указанием исполнителей и сроков их исполнения.
      Если распоряжение имеет констатирующую часть с объяснением причин издания документа, то текст распорядительной части, как правило, начинается с ключевого слова
ПРЕДЛАГАЮ: или ОБЯЗЫВАЮ:.

Распоряжение включает с себя следующие реквизиты:

 

1. название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ)
2. дата (датой распоряжения является дата его подписания)

3. порядковый номер распоряжения

4. место издания распоряжения

5. индекс документа

6. заголовок к тексту
7. текст

8. подпись руководителя

9. отметка о согласовании

10
. фамилия и телефон исполнител

 

10. Отличие приказа от распоряжения.

Разница между приказом и распоряжением

1. Создание правовой нормы. Если распоряжение никогда не имеет нормативного характера, то приказ может создавать правовую норму. Но как приказ, так и распоряжение выступают в качестве правоприменительного акта.

2. Круг вопросов. Приказ порождает длительные правовые отношения (например, распределение обязанностей, должностных полномочий и т.д.). Распоряжение издаётся в целях оперативного решения текущих проблем (выход на работу в выходной день, повышение стоимости продукции).

3. Срок действия. По сложившейся практике, распоряжение – это правовой акт, ограниченный во времени, в то время как приказ действует либо постоянно, либо до его полного исполнения, либо до издания нового документа.

11. Виды информационно-справочных документов.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы — это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды информационно-справочных документов:

Акт информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.

Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол —  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная — слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная — инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельнот левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ 
ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие — исполнитель — срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.

Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной ее составления.

Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная запискадокумент, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.

Объяснительные записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками на стандартном листе бумаги. Подписывается автором- составителем.

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.

Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад — последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.

Цели доклада: информирование и убеждение.

Элементы доклада:

вступление

основная часть

выводы

рекомендации.

 

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма — официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

 

Отметка о категории телеграммы;

Адресат;

Текст;

Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

 

Во второй части телеграммы — под чертой — указываются:

 

Адрес и наименование организации — отправителя телеграммы;

Наименование должности;

Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;

Печать;

Дата

 

Телефонограмма — официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

передавать только краткую, срочную информацию;

проверять правильность записи обратной связью;

текст — не более 50 слов;

не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 

 

12. Порядок оформления протокола заседания.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии — «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках — регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали — выступили — становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова — СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица — «я осуществляю…», от третьего лица — «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего — «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме — «Ивановым было предложено…».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают — «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова — вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора — левое поле).

Постановляющую часть строят по схеме: действие — исполнитель — срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола — Заседание … стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире — окончания заседания (12 -14.03.93.).

Номер протокола — порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты формуляра — образца ПРОТОКОЛА:

— наименование организации (наименование структурного подразделения) — автора документа;

— наименование вида документа — ПРОТОКОЛ;

— дата заседания, номер (в течение календарного года);

— место составления (город);

— заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

— текст вводной и основной части;

— подпись;

— гриф согласования (если нужно);

— гриф утверждения (если нужно);

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

13. Порядок оформления акта.

Акт – это документ, подтверждающий установленные факты и события.

Как правило, акт составляется несколькими лицами. Это может быть постоянно действующая комиссия, или комиссия, назначенная по указанию руководства. Однако возможно составление акта и одним, специально уполномоченным на это лицом (например, ревизором). Акты имеют большое количество разновидностей:

1. Акты ликвидации предприятий;

2. Акты ревизии или проверки;

3. Акты уничтожения и т.д.

Акт содержит следующие реквизиты:

1.

2. Наименование предприятия;

3. Наименование вида документа;

4. Дата и индекс;

5. Месть издания;

6. Заголовок;

7. Текст;

8. Отметка о наличии приложений;

9. Подпись;

10. Гриф утверждения.

 

Реквизиты заголовочной части документа

Наименование предприятия воспроизводится полностью. Под полным наименованием предприятия приводится его сокращенное наименование в скобках (если таковое имеется). Допускается сокращенное наименование писать рядом с полным наименованием предприятия.

Дата документа это дата события.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа, который при необходимости допускается дополнять индексом дела по номенклатуре дел и т.д.

№ 34 или № 34/02-15

Место составления документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления. В данном конкретном случае место составления документа должно соответствовать месту актируемого события.

Заголовок включает в себя краткое содержание текста. К тексту, оформленному на бланке формата А5, заголовок допускается не указывать.

Текст акта имеет сложную структуру со слова «ОСНОВАНИЕ». Далее в именительном падеже указывается наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия (чаще всего это приказ), его автор, дата, номер и заголовок.

Далее указывается состав комиссии, начиная с председателя.

Составлен комиссией:

Председатель должность И.О.Ф.

Члены комиссии должность И.О.Ф.

Констатирующая часть начинается с целей и задач проведения работы, далее фиксируются установленные факты. Эта часть акта может быть оформлена в виде таблицы, которая позволяет в небольшом объеме обеспечить высокую степень информированности.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила»).

Число экземпляров акта определяется либо нормативными документами, либо практической необходимостью. При указании экземплярности указывается их местонахождение.

Составлен в 2 экземплярах:

1 экз. – в центральный архив предприятия

2 экз. – в дело № 25-6

Отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Реквизиты оформляющей части документа

Акт подписывают председатель и члены комиссии, без указания должностей. Отказ от подписания акта недопустим. Имеющиеся несогласия оформляются в виде замечаний как приложение. Собственное мнение должно располагаться на отдельном листе, приложенном к акту.

Гриф утверждения документа состоит из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утвердившего документ, его подписи и даты утверждения.

Обратите внимание: расшифровка подписи пишется только таким образом: инициалы ставятся перед фамилией, дата утверждения становится собственноручно в момент подготовки акта, но число дня должно быть проставлено собственноручно.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу.

Номера страниц проставляют арабскими цифрами по центру верхнему поля листа.

14. Порядок оформления докладной записки.

Докладную записку относят к справочно-информационным документам. Эти документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. Они не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в справочно-информационных документах может побудить к действию или быть лишь принята к действию.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или выше стоящего учреждения и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем месте явлении или факте о выполненной работе, а также содержащей выводы и предложения составителя. Готовится как по инициативе работника, такая записка называется инициативной, так и по заданию руководства.

Цель инициативной докладной записки побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст делится на 2 части.

1. Описательная — излагаются имеющиеся факты или описывается ситуация.

2. Излагаются предложения и просьбы.

Докладная записка, подаваемая руководителю называется внутренней и оформляется на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка, адресуемая в выше стоящие организации имеет следующие реквизиты:

1.

2. Наименование организации.

3. Наименование документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Место составления (город).

7. Адресат (кому).

8. Заголовок к тексту.

9. Текст.

10. Подпись.

 

15. Порядок оформления объяснительной записки.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (план, отчет и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Существует 2 группы объяснительных записок:

1. Сопровождающие основной документ

2. По поводу каких-либо происшествий

Они оформляются на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу.

Текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

16. Порядок оформления заключения.

По окончанию экспертных исследований экспертом составляется экспертное заключение, которое должно соответствовать процессуальному законодательству и отражать объективные данные, имеющие доказательную силу, обнаруженные экспертом в процессе исследования объекта. Экспертное заключение должно быть полным и логически обоснованным.

Соблюдение полноты экспертизы заключается в:

1) полноте исследования всех представленных на экспертизу объектов;

2) полноте ответов эксперта на все поставленные перед ним вопросы;

3) обоснованности такого отказа;

4) полноте описания хода и результатов исследования.

Логическая обоснованность заключения проявляется в отсутствии формально-логических ошибок. Выводы эксперта должны быть мотивированными, не должно быть внутренних противоречий. Стиль изложения содержания заключения ? официальный, с применением профессиональных юридических и экономических терминов. Недопустимым является образное эмоциональное изложение. Юридическая квалификация не входит в компетенцию эксперта. В заключении эксперта-экономиста выделяют 3 части: вводную, исследовательскую и непосредственно сами выводы.

Вводная часть заключения включает:

1) название экспертизы с указанием ее номера и вида: дополнительная, повторная, комиссионная или комплексная;

2) указания на наименования органа, назначившего экспертизу;

3) указания должности, фамилии, имя, отчества, образования, специальности эксперта, проводившего экспертизу, или группы экспертов при проведении комиссионной экспертизы.

Вопросы формулируются экспертом так же, как они указаны в постановлении о назначении экспертизы. Недопустимо изменять формулировки вопросов, но при возникновении необходимости их уточнить эксперт обязан изложить вопрос следователя или суда, а затем пояснить, как он понимает задание в соответствии со своей компетенцией. При обнаружении вопросов, полностью или частично выходящих за рамки специальных познаний эксперта, необходимо отметить это в заключении. Эксперт свободен в выборе последовательности изложения вопросов, он группирует их так, чтобы обеспечить наиболее целесообразный порядок исследования.

Во вводной части также излагаются те вопросы, которые были поставлены по инициативе эксперта.

Исследовательская часть заключения включает:

1) содержание описания процесса исследования и его результаты;

2) научное объяснение установленным фактам.

Необходимо установить соответствие между вопросами, разрешаемыми экспертом, и разделами исследовательской части. В том случае, если осуществлялось одновременное исследование двух и более взаимосвязанных вопросов, результаты подобного исследования могут быть изложены в одном разделе.

Исследовательская часть включает:

1) приемы и методы исследований с доступным и подробным описанием, целью которого является обеспечить понимание лицам, не обладающим экономическими познаниями;

2) обоснование и объяснение величин и расчетов, которые использовались при производстве экспертизы;

3) указание на справочно-нормативные материалы, которые использовались экспертом при ответе на поставленные вопросы, с указанием даты и места их издания;

4) исходные данные, которые были приняты на основе результатов следственных действий;

5) пояснения представленных приложений;

6) развернутую мотивированную экспертную оценку результатов исследования, обосновывающую вывод по заданному вопросу.

Выводы эксперта (заключительная часть) излагаются в форме ответов на поставленные вопросы в последовательности, в которой вопросы представлены во вводной части заключения эксперта. На каждый из поставленных вопросов необходимо дать ответ либо указать причины, по которым ответ не может быть получен. Конец заключения может содержать выявленные обстоятельства, по которым эксперту не были поставлены вопросы, но которые были установлены им в ходе исследования. Данные выводы, как и все остальные, должны быть четкими и ясными, что должно исключать различные толкования.

Заключение подписывается экспертом, который проводил исследование или группой экспертов в случае проведения комиссионной экспертизы, и заверяется печатью экспертного учреждения, затем направляется органу, назначившему экспертизу, руководителем экспертного учреждения.

Таблицы и графики, прилагающиеся к заключению, также подписываются экспертом и заверяются печатью экспертного учреждения. На них проставляются номер и дата заключения, к которому они составлены.

17. Формы деловой переписки. 18. Оформление делового письма.
19. Требов
ания к тексту делового письма. 20. Виды и разновидности деловых писем.

Основным средством управленческой коммуникации служат письма. Переписка занимает в общем объеме документации учреждения 80%.

По содержанию и назначению письма подразделяются на инициативные (письма-запросы, письма-просьбы, претензионные письма, письма-напоминания и извещения, циркулярные письма, сопроводительные письма) и ответные (информационно-разъяснительные письма, письма-запрещения).

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылаются по почте).

Письма, исходящие из вышестоящих учреждений, организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные учреждения направляют вышестоящим сообщения, запросы, учреждения обмениваются письмами, содержащими просьбы, приглашения, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и т.д.

В письмах-просьбах адресант требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма.

В письмах-запросах адресат побуждается к ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удостоверить тот или иной факт.

В претензионных письмах адресант обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств.

В письмах-напоминаниях адресант побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил.

Циркуляры – письма, рассылаемые во все подведомственные учреждения. Они носят чаще всего распорядительный характер.

Информационно-разъяснительными называются письма, у которых разъясняются. Уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты.

В письмах-запрещениях дается отрицательный ответ на запрос, а в письмах-разрешениях – положительный ответ.

Сопроводительные письма составляют в случае отправки адресату документов, требующих дополнительного пояснения по их исполнению. В них указывается, для чего направлен основной документ, что с ним нужно делать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, так как в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Как правило, гарантироваться может оплата за выполненную работу, сроки и качество ее выполнения, жилплощадь, трудоустройство, поставка товаров и выполнение услуг.

Реквизиты служебного письма:

Наименование учреждения;

Почтовый, телеграфный адрес, ОГРН, ИНН/КПП, ОКПО, р/с;

Дата;

Индекс;

Ссылка на индекс;

Адресат;

Заголовок к тексту;

Текст;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Визы;

 

От 0-го положения табулятора печатают в письмах наименование учреждения, фирмы, почтовый и телеграфный адреса, код по ОКПО, ИНН/КПП, ОГРН, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст (без абзацев), слово «приложение» в отметке о наличии приложения, наименование должности в реквизите «подпись2, отметки о визировании документа. От 1,5 см печатают абзацы в тексте. От 4 см оформляют индекс документа. Адресат печатают от 8 см, а расшифровку подписи – от 11,5 см.

Если документ адресуют на два адреса, то два первых экземпляра печатают на бланке, а третий – на обычной бумаге.

При большом количестве адресатов на каждом документе указывается только один адрес и составляется список на рассылку, который в случае необходимости оформляется в виде приложения. При наличии нескольких адресатов их отделяют друг от друга тремя интервалами.

21. Состав документального фонда.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в процессе деятельности организации

Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации:

— документы текущего управления;

— документы, отобранные для постоянного или длительно хранения, в том числе и передаваемые на хранение в Архивный фонд Российской Федерации;

— собранные в справочных целях коллекции копий документов, в том числе и других организаций, присланные для сведена и исполнения.

22. Общие принципы формирования дел.

Документы, не находящиеся на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию.

Эта работа носит название «формирование дел», так как основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных — единица хранения, документов на компьютерных носителях данных — файл данных.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

1. распределение исполненных документов по делам;

2. расположение документов внутри дела;

3. оформление обложки дела.

В организациях дела формируются централизованно секретарем фирмы или делопроизводственной службой или децентрализовано — несколькими структурными подразделениями. На практике оба варианта сосуществуют параллельно. Так, распорядительные и организационные документы формируют в дела централизованно, а бухгалтерские, кадровые дела, переписку, договора и другие документы концентрируются на конкретных рабочих местах в структурных подразделениях.

Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном подразделении, либо централизованно по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче обеспечить методическое единство и качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных организаций. Хотя любая систематизация, в том числе и систематизация документов, имеет прикладное значение и может определяться негосударственными организациями во многом самостоятельно, но игнорировать накопленный десятилетиями опыт работы было бы нецелесообразно.

23. Оперативное хранение документов.

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных различных панках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней — в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в шкафах, на стеллажах-компактусах, механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

 

 

24. Номенклатура дел организации.

Наиболее технологически тесно с организацией систематизированного хранения документов связаны регистрация и сроки хранения документов, так как они являются основными факторами выбора и закрепления системы накопления документов в процессе оперативной работы. Закрепление сроков хранения и системы индексов для комплексов документов (дел, единиц хранения) производится в номенклатуре дел.

Систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения — номенклатура дел, это важнейший элемент не только информационно-поисковой системы, но и экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации. Уже в течение нескольких десятилетий и в соответствии с ГСДОУ составление номенклатур дел стало обязательным для всех государственных структур, да и в негосударственном секторе экономики и управления хорошо методически отработанный и полезный инструмент контроля за составом, систематизации и поиска документов небесполезен.

Цели создания

В номенклатуру дел должны в идеале включаться все документы, картотеки, регистрационно-справочные и документные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения, независимо от вида носителя, степени конфиденциальности и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел:

1. закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела;

2. закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

3. служит основным учетным документом в текущей работе с документами;

4. является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;

5. становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

В номенклатуры включаются дела и временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других организаций для их продолжения.

Типовые и примерные номенклатуры дел

В крупных иерархических системах управления для достижения единства в классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной номенклатурой дел и создается в тех управленческих структурах, где состав документов подразделений (филиалов, цехов, кафедр) сильно различается.

Примером может служить Примерная номенклатура дел общеобразовательных учреждений, утвержденная Минобразованием России 29 сентября 2000 г.

Типовые номенклатуры используются как стандарт формирования и наименования дел, и если каких-либо дел заведено не будет, то это оговаривается обычно в примечаниях. Примерные номенклатуры дел используются как методика, позволяющая вносить элемент творчества при разработке конкретной номенклатуры дел организации или ее подразделения.

25. Оценка значимости документов и сроков хранения.

Значение и ценность документов, образующихся в процессе офисной деятельности на различных носителях, а также полученных ею от корреспондентов с использованием всевозможных средств их доставки, различна.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение ограниченного времени, пока в них имеется практическая надобность. Долговременное хранение таких документов нецелесообразно не только из-за ограниченных площадей практически в любой организации, но и в связи с тем, что никому и никогда не будет интересно их содержание.

Документы, содержащие социальную информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее должны сохраняться в течение жизни человека, но и они, в конечном счете, утрачивают свою информационную ценность, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного индивидуума. Интересные сами по себе, они не только занимают слишком много места, но и содержат много типовой, дублирующей, второстепенной информации, вряд ли заинтересующей будущих исследователей современности.

Третья группа документов создается специально, чтобы запечатлеть основные вехи в истории становления и развития конкретных организаций, корпораций, фирм, и они представляют ценность только для данной организации и должны храниться все время, пока существует организация.

Четвертые содержат нормативно-методическую базу и имеют большое управленческое и справочное значение, и их, вероятно, следует хранить до тех пор, пока будет существовать потребность в них заглянуть, а может, что-то и позаимствовать при разработке собственных документов аналогичного содержания.

Пятые, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную, хозяйственную, политическую жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение и включаются в состав Архивного фонда РФ, в его государственную или негосударственную часть, в зависимости от автора и владельца.

Последние, как памятники истории и культуры, наряду с архитектурными, материальными памятниками эпохи, должны быть сохранены максимально долго, в идеале — бессрочно, или, по архивной терминологии, постоянно.

Для постоянного хранения, конечно, делается выборка и из документов других перечисленных групп, но тогда они также становятся памятниками истории и культуры.

В силу типичности и неоднократной повторяемости задач в системах управления появляется возможность определения ценности большей части документной информации, циркулирующей в любой системе управления, на основе единых критериев.

Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».

Вообще оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки, начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

Срок хранения документов может быть:

временным (до 10 лет);

временным (свыше 10 лет);

постоянным.

 

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

Сроки хранения документов не зависят от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации.

26. Оформление документов и дел к уничтожению, на длительное и постоянное хранение.

Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организаций до сдачи их в ведомственный архив.

Оперативное хранение можно, в свою очередь, разделить:

1. на хранение документов в процессе их исполнения;

2. хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в соответствии с номенклатурой дел или этапами их исполнения: «Срочно», «На исполнении», «К заседанию», «На подпись» и т.п. Папки могут храниться в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф иди сейф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы документы можно было быстро передать руководителю или другому сотруднику.

Законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться.

Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различных конструкций.

Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но более приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности:

1. документ с более поздней датой оказывается первым (сверху),

2. с более ранней — в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через пробитые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов.

Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомственный архив в том виде, как они сформировались в делопроизводстве.

Оформление дел, сдаваемых сотрудниками для хранения в документальный фонд организации, подробно регламентировано Архивной службой РФ в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и действует без изменений с 1988 г.

На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести следующие сведения:

1.

2. название организации;

3. название структурного подразделения, где сформировалось дело;

4. индекс дела;

5. количество листов в деле;

6. даты первого и последнего документов;

7. срок хранения дела;

8. шифры каждого дела.

 

Часть элементов описания дела обозначается на обложке секретарем при заведении дела, количество листов, крайние даты, уточнение заголовка и подразделения выносятся на обложку после завершения дела в процессе его обработки.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок и сроки хранения дел из номенклатуры на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

По аналогии с архивным оформлением папок с бумажными документами должны оформляться и этикетки, вкладыши в упаковку машиночитаемых документов.

Дополнительная подготовка дел для длительного хранения

1. Завершенные дела,

2. выполненные проекты,

3. исполненные документы постоянного и долговременного, свыше 10 лет, хранения,

подлежат обязательному дополнительному оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения могут оформляться только частично по сравнению с предыдущей группой.

Так, они могут:

1. храниться в папках с любым типом и материалом крепления,

2. в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел,

3. листы можно не нумеровать,

4. заверительные записи не составлять.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных правил.

Основные задачи, которые ставятся при этом:

Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего:

1. при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки,

2. изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования,

без нанесения повреждений другим листам дела;

1. обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

2. создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения;

3. для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую, установленную государственным стандартом обложку.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

На хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны:

1. бумажных (стандартного А5-АЗ формата и крупноформатных);

2. пленочных;

3. магнитных и др.

Для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические крепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются.

1. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.),

2. фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей),

вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты

27. Обеспечение сохранности документов.

С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранят но месту их формирования.

Руководители кадровых служб и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:

— создание оптимальных условий хранения документов и дел;

— размещение дел;

— проверка наличия и состояния документов и дел;

— соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая (или выписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.

За вершенные дела постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации.

Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении, устаревании дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке согласно КоАП.

Обеспечение доступа к делам, находящимся на оперативном храпении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в кадровой службе. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его карта-заместитель, которую помещают на место выданного дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование.

Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Оперативное хранение ЭД и БД осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.

Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и ход создания, например: «01-20.2013».

Название ЭД в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок, например: «Письмо № 23-1 от 31.10.2013 «Об утверждении сроков работ»».

Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием ЭД на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий ЭД равен сроку хранения самих ЭД.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по их защите.

28. Электронные документы в архивах.

Электронное дело представляет собой отдельный электронный документ или комплект электронных документов и их метаданных и является единицей хранения электронных документов. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах.

Электронное дело имеет следующую структуру:

внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронного документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел (приложение 1); внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах);

файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемым информационной системой; для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация[1].

файл или файлы метаданных, в том числе учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм, с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему;

файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы).

Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, должны быть при конвертировании в формат архивного хранения присоединены к основному документу, образуя с ним один файл.

При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе).

В архиве организации нормативными документами, определяющими порядок хранения электронных документов, может устанавливаться:

предельный объем (в байтах, Мб) электронных дел;

количество электронных документов (файлов), включаемых в электронное дело;

возможность формирования в информационной системе обложки дела, листа-заверителя дела и соответствующих форм для их просмотра и печати, а также печати иных сопроводительных документов.

При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель (оптический диск) однократной записи (неперезаписываемый) в двух экземплярах – основном и рабочем.

Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного рабочего экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования.

Единицы хранения электронных документов – электронные дела – должны быть описаны, систематизированы и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование.

29. Формы использования документов из архивного фонда организации.

Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивной информации социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно, т.е. бесплатно, независимо от затраченного для поиска информации времени.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Архивные справки

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка — официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов).

Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архивная справка».

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копи документов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке: «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «незаверенная копия».

Вторичные информационные документы:

1.

2. листки по учету кадров,

3. анкеты,

4. автобиографии

 

не могут служить основанием для выдачи архивной справки.

При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии — гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причины отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты может быть также заверено печатью организации.

Архивные выписки и копии

В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки.

Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста).

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия — дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать на обороте последнего листа документа.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов:

1.

2. трудовой книжки,

3. наградных книжек,

4. дипломов и т.д.,

 

за исключением:

1.

2. паспорта,

3. военного,

4. профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

 

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки).

Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Порядок выдачи архивных справок и других документов

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность. Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные:

1.

2. серию,

3. номер,

4. дату,

5. организацию, его выдавшую.

 

При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, например:

1.

2. о привлечении к уголовной ответственности,

3. о судимости,

4. лишении прав гражданства и восстановлении в них,

5. нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д.,

 

то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом — АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возможном адресе поиска.

Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

30. Порядок выдачи архивных дел на руки.

Выдача из хранилищ архивных дел на руки.

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда организаций является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование.

Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении документов, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала в случае производственной необходимости документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование.

Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

1. 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

2.  3 месяца для работников других организаций.

Продление срока работы с документами должно быть оформлено в установленном порядке.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя.

На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали.

Результаты проверки фиксируются в листе — заверителе единицы хранения и в документах, оформленных при выдаче дел.

При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

31. Безопасность ценных информационных ресурсов.

В современной российской рыночной экономике обязательным условием успеха предпринимателя в бизнесе, получения прибыли и сохранения в целостности созданной им организационной структуры и поддержания эффективности ее функционирования является обеспечение экономической безопасности его деятельности.

Под экономической безопасностью предпринимательской деятельности понимается защищенность деловых интересов каждого творческого коллектива, предприятия и предпринимателя в большом и малом бизнесе. В зарубежной практике термин «экономическая безопасность» обычно не используется, так как поглощается термином «безопасность предпринимательской деятельности от недобросовестной конкуренции». Термин «экономическая безопасность» в значительной степени отражает специфичность современной российской экономики, в которой существенное место занимает обширная криминализация деловой сферы и всеохватывающая коррупция государственных структур, при которых механизм реализации законодательной гарантии защиты интересов предпринимателя практически отсутствует.

Одной из главных составных частей экономической безопасности (одновременно с правовой, маркетинговой и физической частями этого понятия) является информационная безопасность. Информационная безопасность носит концептуальный характер и предполагает решение комплекса задач поддержания информационных ресурсов фирмы в безопасном состоянии. Она включает в себя две составные части: а) комплексную программу (концепцию) обеспечения безопасности информационных ресурсов, отражающую актуальные задачи в этой области с учетом развития сферы интересов фирмы, и б) целесообразную в настоящий момент и перспективе концепцию защиты информации, реализующую заданный программой необходимый уровень безопасности информационных ресурсов фирмы.

Концепция информационной безопасности основывается на аналитических исследованиях потенциальных и реальных угроз этим ресурсам, систематической работе по определению и эволюции состава ценной, конфиденциальной информации и сформированной в соответствии с этим динамичной и достаточной структуре задач по защите информации.

Информационная безопасность предполагает защищенность (безопасность) конфиденциальной информации на любых носителях в информационных системах любых типов от случайных и преднамеренных несанкционированных воздействий естественного или искусственного свойства, направленных на уничтожение, разрушение, видоизменение тех или иных данных, изменение степени доступности ценных сведений, в том числе в машинной и внемашинной сферах.

Как видим, целью информационной безопасности является безопасность информационных ресурсов в любой момент времени и в любой обстановке. Под безопасностью информационных ресурсов (информации) понимается относительно гарантированная в конкретной ситуации защищенность информации во времени и пространстве от любых объективных и субъективных угроз (опасностей), возникающих в обычных условиях функционирования фирмы и условиях экстремальных ситуаций. Существенным вопросом безопасности является не столько как защищать (т.е. не столько технология защиты), сколько предмет защиты – что защищать, почему защищать и от кого защищать.

Проблемы обеспечения безопасности информации становятся все более сложными и значимыми в связи с массовым переходом информационных технологий в управлении на безбумажную автоматизированную основу и электронный документооборот. При всей прогрессивности этого перехода одновременно существенно расширяется и содержательно обновляется комплекс организационных, технических и технологических трудностей в предотвращении преступного и достаточно простого вмешательства в информационные ресурсы, которые могут стать легкой добычей посторонних лиц.

Подобные проблемы особенно характерны для коммерческих, негосударственных структур. В недалеком прошлом главная опасность состояла в утрате конфиденциальных документов, разглашении ценных сведений или их утечке по техническим каналом. Сейчас получило широкое развитие незаконное тайное оперирование электронными документами, сведениями (без их кражи) в компьютерных базах данных, незаконное использование электронных массивов и последующее извлечение материальной выгоды из таких действий.

В этих условиях особенно важно учитывать, что защита электронной конфиденциальной информации осуществляется не только и не столько программно-аппаратными, криптографическими и техническими методами и средствами. Она невозможна без соблюдения требований ее защиты правовыми и организационными методами, особенно во внемашинной сфере, что несущественно для автоматизированной обработки открытой информации. При игнорировании этих требований, требований комплексности защиты, уязвимость информации на магнитных, бумажных и иных носителях резко возрастает и гарантировать в этих условиях безопасность информационных ресурсов, коммерческой (предпринимательской) тайны становится невозможно.

Сформированные в рамках концепции информационной безопасности перспективные и текущие задачи защиты информации являются определяющими при формировании и постоянной актуализации технологического процесса защиты, предупреждающего нарушение доступности, сохранности, целостности, достоверности и конфиденциальности ценных информационных ресурсов фирмы. Решение указанных задач основывается на принципе персональной ответственности руководителей всех уровней и персонала фирмы за использование информации в соответствии с действующим законодательством и их функциональными обязанностями. Концепция защиты реализуется в механизме (системе) защиты информации.

Предполагается, что защита ценной информации осуществляется, прежде всего, от главной опасности – несанкционированного доступа или ознакомления с информацией постороннего лица и в результате этого доступа от кражи, копирования, разглашения, уничтожения, фальсификации, искажения, незаконного оперирования, модификации, подмены и других угроз. Следует учитывать, что архитектура системы защиты должна охватывать не только электронные информационные системы, а весь управленческий комплекс фирмы в единстве его реальных функциональных и структурных частей, традиционных документационных процессов. Отказаться от бумажных документов и, часто, рутинной, исторически сложившейся управленческой технологии не всегда представляется возможным, особенно, если вопрос стоит о безопасности ценной, конфиденциальной информации.

Следовательно, безопасность ценной документированной информации (документов) определяется уровнем ее защищенности от различных угроз: стихийных бедствий, других неуправляемых событий, пассивных и активных попыток злоумышленника создать потенциальную или реальную угрозу несанкционированного доступа к документам, делам, базам данных, а также опасностей неправомерного использования кем-либо ценных сведений (особенно имеющих электронную форму отображения), нарушения их сохранности, целостности и конфиденциальности.

32. Ценная информация и конфиденциальные документы.

Предпринимательская деятельность всегда связана с созданием, использованием и хранением значительных объемов информации и документов, которые представляют конкретную ценность для фирмы и подлежат защите от различных видов угроз.

Документированные информационные ресурсы, которые используются предпринимателем в бизнесе и управлении фирмой, являются его собственной или частной информацией, представляющей для него значительную ценность. Эта информация составляет интеллектуальную собственность предпринимателя. Информационные ресурсы являются предметом в обеспечении информационной безопасности и охраны интеллектуального продукта.

Под интеллектуальным продуктом понимается результат творческого труда предпринимателя или коллектива сотрудников фирмы, имеющий конкретную ценность для собственника или владельца. Интеллектуальный продукт, как составной элемент интеллектуальной собственности – это коммерчески ценная идея, реализованная в информационном виде.

Ценность информации может быть стоимостной категорией и характеризовать конкретный размер прибыли при ее использовании или размер убытков при ее утрате. Информация часто становится ценной ввиду ее правового значения для фирмы или развития бизнеса, это, например, учредительные документы, программы и планы, договоры с партнерами и посредниками и т.д. Ценность может проявляться в ее перспективном научном, техническом или технологическом значении.

Обычно выделяется два вида информации, интеллектуально ценной для предпринимателя:

– техническая, технологическая (методы изготовления продукции, программное обеспечение, производственные показатели, химические формулы, рецептуры, результаты испытаний опытных образцов, данные контроля качества и т.п.);

– деловая (управленческие решения, методы реализации функций, стоимостные показатели, результаты исследования рынка, списки клиентов, экономические прогнозы, стратегия действий на рынке и т.п.).

Ценная информация формируется в следующих направлениях деятельности фирмы:

– управление фирмой (применяемые нетрадиционные методы управления, порядок подготовки и принятия решений по направлениям деятельности фирмы и другим вопросам);

– прогнозирование и планирование деятельности фирмы (расширение или свертывание производства, предполагаемый объем исследований, программы развития, программы взаимодействия с другими фирмами, планы инвестиций, продажи, закупок и т.п.);

– финансовая деятельность фирмы (баланс, сведения о состоянии банковских счетов и уровне доходности продукции, информация о получении кредитов, кругообороте средств и производственных операциях, долговых обязательствах и т.д.);

– производственная деятельность фирмы (производственные мощности, тип используемого оборудования, запасы сырья, материалов и комплектующих изделий, готовой продукции и т.п.);

– торговая деятельность фирмы (информация о рыночной стратегии, методах осуществления продаж, результатах изучения рынка, эффективности коммерческой деятельности и т.п.);

– переговоры и совещания по направлениям деятельности фирмы (информация о подготовке, содержании и результатах проведения переговоров с посредниками и деловыми партнерами, о совещаниях с персоналом фирмы и т.п.);

– формирование ценовой политики на продукцию и услуги фирмы (информация о структуре цен, предполагаемых расчетных ценах в будущем, методы расчета, размеры скидок и т.п.);

– формирование состава клиентов, компаньонов, посредников и поставщиков фирмы, потребителей ее продукции (сведения о зарубежных и внутренних заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях и т.п.);

– изучение направленности интересов конкурентов фирмы (используемые методы аналитической работы и способы борьбы за рынок, результаты маркетинговых исследований и т.п.);

– участие в торгах и аукционах (стратегическая информация, информация о подготовке, намечаемых ценах, результатах и т.п.);

– научная и исследовательская деятельность по созданию новой техники и технологий (сведения о программах перспективных исследований, результатах и т.п.);

– использование новых технологий (информация об их содержании, специфике применения, получаемом эффекте и т.п.);

– управление персоналом фирмы (персональные сведения о сотрудниках, методики подбора, тестирования кандидатов па должности, результаты текущей работы с персоналом и т.п.);

– организация безопасности фирмы (сведения о функционировании службы безопасности, содержании системы защиты информации, системе охраны и т.п.).

Наиболее ценными являются сведения о производстве и продукции, рынке, научных разработках, материально-техническом обеспечении фирмы, условиях контрактных переговоров, сведения о персонале, системе безопасности фирмы. Больше всего конкурентов интересует информация о динамике сбыта продукции и эффективности представляемых фирмой услуг. В России сфера интересов конкурента обычно включает, в первую очередь, финансовую деятельность фирмы и направления обеспечения безопасности работы фирмы.

К разряду ценной и всегда подлежащей защите относятся сведения, составляющие производственную или коммерческую тайну сотрудничающих с фирмой партнеров, заказчиков и клиентов.

В соответствии с основополагающими принципами обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы они могут быть: а) открытыми, т.е. общедоступными, используемыми в работе без специального разрешения, публикуемыми в средствах массовой информации, оглашаемыми на конференциях, в выступлениях, интервью и т.п., и б) ограниченного доступа и использования, т.е. содержащими сведения, составляющие тот или иной вид тайны и подлежащие защите, охране, наблюдению и контролю.

Под информационными ресурсами, отнесенными к категории ограниченного доступа к ним персонала и иных лиц, подразумевается документированная на любом носителе (бумажном, магнитном, фотографическом и др.) ценная текстовая, изобразительная или электронная информация, отражающая приоритетные достижения в области государственной, экономической, предпринимательской и другой деятельности, разглашение которой может нанести ущерб интересам государства или ее собственника.

Законодательство Российской Федерации запрещает относить к информации ограниченного доступа:

– законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

– документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

– документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной и исполнительной власти и органов местного самоуправления об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, относящихся к государственной тайне;

– документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной и исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

Ценная общедоступная информация охраняется нормами информационного права (патентного, авторского, смежных прав и др.). Ценная информация ограниченного доступа дополнительно защищается регламентацией сферы и специально установленного порядка ее распространения, использования и обработки. В соответствии с этим документированная информация (документы) ограниченного доступа делится на секретную и несекретную.

Обязательным признаком (критерием принадлежности) секретного документа является наличие в нем сведений, составляющих в соответствии с законодательством государственную тайну. Несекретные документы, включающие сведения, относимые к негосударственной тайне (служебной, коммерческой, банковской, производственной, тайне фирмы и др.) или содержащие персональные данные, именуются конфиденциальными.

Под конфиденциальным (закрытым, защищаемым) документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического или физического лица.

Несмотря на то, что конфиденциальность является синонимом секретности, термин широко используется исключительно для обозначения информационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне. Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц, т.е. собственник устанавливает правовой режим этой информации в соответствии с законом.

Конфиденциальные документы включают в себя:

– в государственных структурах документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения (называемые в чиновничьем обиходе документами для служебного пользования), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

– в предпринимательских структурах и направлениях подобной деятельности документы, содержащие сведения, которые их собственник или

владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой (предпринимательской) тайне, тайне фирмы, тайне мастерства;

– независимо от принадлежности документы и базы данных, фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной или семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и других структур.

Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

Называть конфиденциальные документы секретными или ставить на них гриф секретности не допускается.

Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:

– массовый носитель ценной, защищаемой информации;

– основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения или утечки;

– обязательный объект защиты.

Важно, что собственная ценная информация предпринимателя, подлежащая защите, не обязательно является конфиденциальной. Обычный правовой документ важно сохранить в целостности и сохранности, обезопасив от похитителя или стихийного бедствия. Защите подлежит любая официальная документированная информация, неправомерное обращение с которой может нанести ущерб ее собственнику, владельцу, пользователю и иному лицу.

Коммерческая ценность информации, как правило, недолговечна и определяется временем, необходимым конкуренту для выработки той же идеи или ее хищения и воспроизводства, опубликования и перехода в число общеизвестных. Степень ценности информации и необходимая надежность ее защиты находятся в прямой зависимости. При этом предприниматель всегда решает один принципиальный вопрос: использовать ценную информацию для производства товаров, их продажи или, запатентовав новшество, иметь прибыль от продажи лицензий? При решении вопроса учитывается, что защита ценной информации стоит дорого и всегда есть опасность потерять ее в результате действий конкурента.

В соответствии с этим конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до значительного числа лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, по после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается.

Оставшиеся конфиденциальными исполненные документы, сохраняющие ценность для деятельности фирмы, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Период нахождения конфиденциальных документов в делах может быть кратковременным или долговременным в зависимости от ценности информации, содержащейся в документах дела. Период конфиденциальности документов зависит от специфики деятельности фирмы. Например, производственные, научно-исследовательские фирмы обладают значительно более ценными документами, чем торговые, посреднические и др.

Можно предположить, что в среднем кратковременный период конфиденциальности составляет один – три года, долговременный – свыше этого срока. Документы, относимые к производственной, профессиональной тайне, а также содержащие персональные сведения о гражданах, могут сохранять конфиденциальность в течение длительного времени. Однако при этом не следует отождествлять два разных понятия – срок хранения документов и период их конфиденциальности, хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятиями. Период конфиденциальности может быть длиннее, чем срок хранения документов и дел.

Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.

Следовательно, в основе безопасности информационных ресурсов ограниченного доступа лежит выработка критериев ценности документированной информации (документов) для предпринимателя и отнесения их к категории конфиденциальных. Главными аспектами, характеризующими конфиденциальные документы, являются наличие их в различных по типу организационных структурах и объективная нестабильность продолжительности срока ограничения доступа к ним персонала.

33. Регламентация состава конфиденциальных сведений и документов.

Процесс выявления и регламентации реального состава информации, представляющей ценность для предпринимателя, в том числе составляющей тайну фирмы, является основополагающей частью системы защиты информации.

Принимая во внимание, что система защиты ценной и конфиденциальной информации является дорогостоящей технологией, определение состава сведений, подлежащих защите, должно базироваться на принципе экономической целесообразности их защиты. Поэтому анализ информационных ресурсов фирмы осуществляется с учетом двух основных критериев: степени заинтересованности конкурентов в информации и степени ценности информации (стоимостной, правовой, деловой).

Для анализа необходимо иметь не только полный перечень реальных и потенциальных конкурентов, но и знать слабые и сильные стороны их деятельности, обладать информацией о состоянии дел у каждого конкурента, разрабатываемых новшествах, сотрудничестве со структурами промышленного шпионажа или криминальными структурами. На этой основе можно с полной уверенностью определить, какую информацию фирма не хотела бы раскрывать конкурентам. Необходимо также определить экономическую значимость новшества, рассчитать величину ущерба от его утраты и на этой основе сделать вывод о том является ли оно предметом коммерческой тайны и объектом защиты.

Следует учитывать, что вопрос о конфиденциальности информации возникает в случаях принятия фирмой новой стратегии развития, заключения выгодных контрактов, появления технического или технологического новшества, установления факта потенциальной или реальной угрозы этому новшеству со стороны конкурента. При определении размера ущерба от возможной утраты информации учитывается стоимость продукции, которая не будет произведена, потери от замораживания капитальных вложений, стоимость произведенных научно-исследовательских работ и другие убытки.

В процессе анализа выделяются главные элементы информации, отражающие фирменный секрет. Это дает возможность удешевить систему защиты и сделать ее максимально целенаправленной, динамичной и эффективной. Защита всего новшества, включая общеизвестные его составляющие, как правило, желаемого результата не даст за счет громоздкости системы защиты и трудности контроля больших объемов конфиденциальной информации. Массовость засекречивания ведет к росту штатной численности служб безопасности и в конечном счете к снижению эффективности защиты и утрате информации. Например, есть смысл защищать новую формулу в известном рецепте производимого продукта, новый алгоритм известных действий, новый прибор в производимом оборудовании и т.п.

Информация может быть отнесена к коммерческой (предпринимательской) тайне и стать конфиденциальной при соблюдении следующих условий:

– информация не должна отражать негативные стороны деятельности фирмы, нарушения законодательства, фальсификацию финансовой деятельности с целью неуплаты налогов и другие подобные факты;

– информация не должна быть общедоступной или общеизвестной;

– возникновение или получение информации предпринимателем должно быть законным и связано с расходованием материального, финансового или интеллектуального потенциала фирмы;

– персонал фирмы должен знать о ценности такой информации и быть обучен правилам работы с ней;

– предприниматель должен быть в состоянии выполнить реальные действия по защите этой информации, т.е. иметь, например, средства для закупки или разработки системы защиты информации.

В соответствии с постановлением Правительства РФ «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» таковыми являются:

– учредительные документы (решение о создании предприятия или договор учредителей) и устав;

– документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационные удостоверения, лицензии, патенты);

сведения но установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ;

– документы о платежеспособности;

– сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;

– документы об уплате налогов и обязательных платежей;

– сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РФ и размерах причиненного при этом ущерба;

– сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативных, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

В отличие от государственной тайны перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, государством централизованно не регламентируется и определяется индивидуально каждой фирмой. Одновременно фирма устанавливает необходимый уровень конфиденциальности этих сведений, степень требуемой их защиты, длительность защиты, ее стоимость и технологию защиты. Состав ценной и конфиденциальной информации, подлежащей защите, определяется собственником или владельцем этих сведений и фиксируется в специальном перечне. В основе перечня лежит типовой состав защищаемых сведений фирм данного профиля.

Перечень конфиденциальных сведений фирмы представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о выполняемых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В нем закрепляется факт отнесения сведений к защищаемой информации и определяется период (срок) конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений, уровень (гриф) их конфиденциальности, список должностей сотрудников фирмы, которым дано право использовать эти сведения в работе. В перечень включаются действительно ценные сведения («изюминки») о каждой работе фирмы.

Перечень является постоянным рабочим материалом для руководства фирмы, служб безопасности и конфиденциальной документации. Поэтому он должен регулярно обновляться и корректироваться. Ограничение доступа к информации, относящейся к новой продукции, но не обладающей ценностью, применяться не должно.

Важной задачей перечня является дробление коммерческой тайны на отдельные информационные элементы, известные разным лицам. Закрепление информации за конкретными должностями позволяет снизить вероятность раскрытия секрета сотрудниками и предотвратить возможность включения ими в документы избыточной конфиденциальной информации.

Перечень необходим также для выделения конфиденциальных документов из общего документопотока, соответствующего их маркирования (грифования) и автономной обработки, использования и хранения. При рассмотрении в судах дел о краже сотрудниками информации и понесенных фирмой в связи с этим убытках перечень используется в качестве доказательства отнесения этих сведений к разряду конфиденциальных.

Ведение перечня заключается в регулярной его корректировке и обновлении, отражающих новые перспективные разработки фирмы, переход на выпуск нового вида продукции, изменение тематики работы, направлений деятельности, конъюнктуры рынка и т.п. В процессе ведения в перечень включается конфиденциальная информация, отражающая реальные новшества, разработки и изобретения. С этой целью руководители структурных подразделений фирмы или направлений ее деятельности должны регулярно составлять реестры новой индивидуальной конфиденциальной информации и информации, потерявшей свою конфиденциальность. Реестры предоставляются в комиссию для внесения изменений в перечень.

Перевод сведений, включенных в перечень, из категории конфиденциальных в категорию открытых, т.е. исключение сведений из перечня осуществляется указанной выше комиссией по представлению руководства фирмы, структурных подразделений и службы безопасности.

На основании перечня конфиденциальных сведений служба безопасности или служба конфиденциальной документации фирмы составляет и ведет классифицированный перечень ценных и конфиденциальных документов фирмы, подлежащих защите с указанием обозначаемого на них грифа ограничения доступа и состава сотрудников, допущенных к этим документам. Перечень составляется в рамках структурных подразделений или направлений деятельности фирмы и регламентирует два аспекта работы сотрудников фирмы с конфиденциальными документами: а) состав издаваемых подразделением документов и документов, направляемых в подразделение для работы, б) состав конфиденциальных сведений, которые могут быть включены в каждый указанный в перечне документ. Утверждается перечень первым руководителем фирмы.

В перечень включаются также документы, не содержащие защищаемую информацию, но представляющие ценность для фирмы и подлежащие охране от многообразия угроз. Часто обычный открытый правовой акт важно сохранить в целостности и безопасности от похитителя или стихийного бедствия. Перечни формируются индивидуально каждой фирмой в соответствии с рекомендациями специальной комиссии и утверждаются первым руководителем фирмы. Эта же комиссия регулярно вносит текущие изменения в перечни в соответствии с динамикой выполнения фирмой конкретных работ.

В перечень должно войти положение о том, что сохранение коммерческой тайны партнеров является неотъемлемой частью деятельности фирмы. Открытая публикация сведений, полученных па договорной или доверительной основе или являющихся результатом совместной производственной деятельности, допускается лишь с общего согласия партнеров. При заключении любого договора (контракта) стороны должны брать на себя взаимные письменные обязательства по защите конфиденциальной информации другой стороны и документов, полученных при переговорах, исполнении условий договора.

Следовательно, в целях определения состава защищаемых сведений и документов каждая фирма должна составлять и регулярно обновлять соответствующие перечни, без которых система защиты информации фирмы не может функционировать. Важно, что эти перечни носят индивидуальный характер для каждой фирмы и отражают реальную информацию о направлениях ее деятельности, требования собственника информации по ограничению доступа персонала к информации, составляющей интеллектуальную собственность фирмы.

34. Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и материалами.

Конфиденциальный документ находится в относительной безопасности до тех пор, пока он хранится в службе КД. Уязвимость документа резко возрастает при выходе его за пределы этой службы. Документы подвергаются всему спектру возможных угроз. В связи с этим правильная организация работы персонала фирмы с конфиденциальными документами и контроль за выполнением сотрудниками установленных правил представляется крайне важным.

Работникам службы КД и персоналу фирмы следует учитывать, что работающий в фирме злоумышленник или сотрудник фирмы, связанный со злоумышленником, похищают, уничтожают или фальсифицируют, как правило, не те документы, с которыми они работают, а документы и информацию, доверенные другим сотрудникам. Особую ценность в этом плане для злоумышленника представляют работники службы КД или референты руководителей, как лица наиболее осведомленные о конфиденциальной информации.

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и предотвращение утраты ими конфиденциальности несут руководители подразделений (направлений деятельности) фирмы. Сотрудники фирмы, в том числе руководители любого уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны:

– знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должностным обязанностей;

– немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся за ними документы (на бумажных и магнитных носителях, электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их наличия и комплектности;

– вести совместно с работником службы учет находящихся у них конфиденциальных документов;

– ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в службу КД;

– сдавать по описи работнику службы КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;

– сдавать по описи работнику службы КД все числящиеся за ними документы и материалы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку;

– немедленно сообщать первому руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов.

Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД.

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов, номерной личной металлической печатью. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери.

Помещение, в котором конфиденциальная информация обрабатывается на компьютере, должно иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в кейсе, который хранится в запертом сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы, дела, носители информации на рабочем столе, в ящиках рабочего стола, неприспособленных шкафах. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у сотрудника. Дубликаты всех ключей должны находиться в службе КД в опечатанном исполнителем пенале (в том числе дубликаты ключей от сейфа и кейса, которыми пользуется первый руководитель). Прочитанные листы конфиденциального документа всегда должны лежать текстом вниз. При подходе к рабочему столу другого сотрудника лист, с которым работает исполнитель, переворачивается текстом вниз. При любом по длительности выходе из помещения исполнитель должен убрать в сейф все документы и материалы, заблокировать компьютер и, если в помещении не остаются другие сотрудники – запереть входную дверь.

Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Исполненные (до подшивки их в дело) и неисполненные документы должны храниться только в рабочих папках, на которых указывается их целевое назначение: «Ознакомление», «Согласование», «Срочно», «Задания на такое-то число», «Подлежит возврату», «На подшивку в дело» и т.п. Панки должны иметь описи, находящихся в них документов. Хранить документы в россыпи в ящиках столов, шкафах, сейфах в одной папке не допускается. Дела, закрепленные за конкретным исполнителем, обозначаются индивидуальным цветовым отличием, позволяющим выявлять факты несанкционированного обращения к этим делам другого сотрудника.

Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация. Цель проверки – обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые копии всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД с письменной санкции руководителя подразделения (направления деятельности) фирмы и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа.

В конце рабочего дня исполнители обязаны перенести всю конфиденциальную информацию из компьютера на внешние носители информации, стереть информацию с жестких дисков, проверить наличие всех конфиденциальных документов (на бумажных, магнитных и иных носителях), убедиться в их комплектности. Оставлять конфиденциальные документы на рабочем месте не разрешается. Не допускается также хранение на рабочем месте исполнителя копий конфиденциальных документов.

Исключительным правом постоянного хранения документов на рабочих местах могут пользоваться первый руководитель, его заместитель, сотрудники службы персонала и других служб по усмотрению первого руководителя, которые располагают объемными массивами конфиденциальных бумажных документов (картотеками, папками и др.) или большим числом машиночитаемых документов. Конфиденциальные материалы такого рода помещаются в сейф (металлический шкаф), который запирается, опечатывается и сдается под охрану. Сейф оборудуется охранной сигнализацией. Компьютеры с обширным составом конфиденциальной информации, которую невозможно переносить на внешние носители информации, или сложными базами данных опечатываются двумя печатями – исполнителя и представителя службы безопасности. Снятие печатей в начале рабочего дня также производится этими лицами.

В службу КД сдается, как правило, каждый конфиденциальный документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких документов, дел, носителей информации, необходимых ему для ежедневной длительной работы, они аккуратно (в папках) укладывают вместе с описью в кейс, который запирается, опечатывается личной печатью сотрудника и сдается в службу КД. Кейсы предназначены для переноса конфиденциальных документов в пределах охраняемой зоны (внутри здания фирмы), доставки их в службу КД и обратно на рабочее место, хранения документов в нерабочее время в этой службе. Кейсы выдаются исполнителям в начале рабочего дня в обмен на удостоверение, пропуск, специальный жетон или под подпись в специальной учетной форме.

После подготовки конфиденциальных документов к сдаче в службу КД исполнитель обязан отключить компьютер, блокировать его персональным ключом, проверить наличие и комплексность в металлическом шкафу открытых документов, носителей информации, дел, других материалов, запереть и опечатать шкаф. В помещении отключается электроэнергия, входная дверь запирается, опечатывается и помещение сдается под охрану. Подобные помещения охраняются особенно тщательно, оборудуются комплексом технических средств охраны, сигнализации и оповещения. Сейфы с особо ценными документами фирмы целесообразно размещать в помещении службы КД.

Отметки о закрытии и вскрытии рабочих комнат сотрудниками фирмы, отключении технических средств охраны делаются в специальном журнале службы охраны с подписью лица, ответственного за помещение, и представителя охраны. Основные и резервные ключи от рабочих комнат хранятся в сейфе в помещении охраны в специальных пеналах. Пенал закрывается и опечатывается лицом, ответственным за помещение.

Ошибочные действия персонала даже при технически оснащенной системе защиты часто ведут к утрате ценной информации и слишком дорого обходятся фирме.

Следовательно, выполнение достаточно обширного комплекса общих и частных требований по работе руководителей и исполнителей с конфиденциальными документами позволяет не только правильно организовать технологические процессы этой работы, но и сформировать действенную систему контроля выполнения персоналом указанных требований, что в целом позволит в максимальной степени противодействовать замыслам злоумышленника.

35. Потоки конфиденциальных документов.

Конфиденциальные как и открытые, документы находятся в постоянном движении. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создается серьезное предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом. Документооборот как объект защиты представляет собой упорядоченную совокупность (сеть) каналов объективного, санкционированного распространения конфиденциальной документированной информации в процессе управленческой и производственной деятельности пользователей (потребителей) этой информации. При движении конфиденциальных документов по инстанциям увеличивается число источника (сотрудников без данных, рабочих материалов и т. п.), получивших доступ ценным сведениям, и расширяются потенциальные возможности для утраты по техническим каналам, исчезновение носителя этой информации. Риск утраты конфиденциальной документированной информации наблюдается на все стадиях и этапах движения документов, при выполнение любых процедур и операций. Как отмечалось выше, главной опасностью (угрозой) конфиденциальным документам в документопотоках является несанкционированный доступ постороннего лица к документам, делам и базам данных из-за его любопытства или обманных, провоцирующих действий, а также случайных или умышленных ошибок персонала фирмы. Другими опасностями, связанными, как правило, с главной угрозой и наиболее часто встречающимися, могут быть: утрата документов или его отдельных частей (листов, приложений, схем, копий, экземпляров, фотографий, и др.), носителя чернового варианта документа или рабочих записей в случае краже, утери, уничтожении; утрата информацией конфиденциальности за счет ее разглашения персоналом или утечки по техническим каналам, считывания данных в чужих массивах, использования остаточной информации на копировальной ленте, бумаги, дисках и дискетах, ошибочных действий персонала; подмена документов, носителей и их отдельных частей с целью фальсификации, а также сокрытия факта утери, хищение; случайное или умышленное уничтожение ценных документов и баз данных, несанкционированная модификация и искажения текста, реквизитов, фальсификация документов; утрата (гибель) документов в условиях реальных инсценированных экстремальных ситуаций. В отношении конфиденциальной информации, обрабатываемой и хранящийся в компьютерах, условия возникновения угроз, по мнению ряда специалистов, классифицируется по степени риска следующим образом: непреднамеренные ошибки пользователей, операторов, рефератов, управляющих делами, работников службы конфиденциальной документации, системных администраторов и других лиц, обслуживающих информационные системы; кражи и подлоги информации; стихийные бедствия; заражение вирусами. В соответствии с характером угроз формируются задачи обеспечения защиты информации в документопотоках, направленные на предотвращение или ослабление этих угроз. Главным направлением защиты документированной информации от возможных опасностей является формирование защитного документооборота и использование в обработке и хранении документов специализированной технологической системы, обеспечивающей безопасность информации на любом типе носителя. Под защищенным документооборотом (документопотоком) понимается контролируемое движение конфиденциальной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких условиях организационного и технологического обеспечения безопасности как носителя информации, так и самой информации. Помимо общих для документооборота принципов защищенный документооборот основывается на ряде дополнительных принципов: ограничении доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью; персональной ответственности должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документом; персональной ответственности каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальности информации; жесткой регламентации порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей. Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности в доставке и пользовании конфиденциальной информации. В его основе лежит действующая на фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность в адресной доставке документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой разрешена ему в соответствии с функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которым сотрудники только знакомится. Защищенность документопотоков достигает за счет: одновременного использования режимных (разрешительных, ограниченных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов; нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов; формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уравнением конфиденциальности перемещаемых документов; использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающейся с системой обработки открытых документов; регламентации движения документов как внутри фирмы, так и между фирмами, т. е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив; организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации (службы КД) или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав службы безопасности или аналитической службы; перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу КД. Любому движению (перемещению, передаче) документа должны обязательно предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Вместе с тем дополнительные операции (защитные меры) не должны повышать трудоемкость работы с документами и увеличивать сроки их движения и исполнения. Совокупность технологических стадий обработки (функциональных элементов) потоков конфиденциальных документов и потоков открытых документов несколько отличается. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов: прием учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, не законвертованных документов; выявление в потоке открытых документов тех, которые содержат конфиденциальные для фирмы сведения; учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам; предварительные рассмотрения и распределение поступающих документов; рассмотрение документов руководителями и передача документов на исполнение и технологические участки службы КД; ознакомление с документами исполнителей, использование или исполнение документов. Выходной и внутренний документопотоки включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов: исполнение документов (этапы: получение разрешение на издание документа определение уровня графика конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учат подготовленного документа, и его изготовление и издания; контроль исполнения документов; обработки изданных документов (экспидиционная обработка документов и отправка их адресатам;передача изданных внутренних документов на исполнение); систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование закрытие дел; подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы). состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов; инвентарный отчет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел; проверка наличия документов, дел носителей информации копирование; копирование и тиражирование документов; уничтожение документов, дел и носителей информации. Стадии, составляющие тот или иной документопоток, практически реализуется специализированной технологической системой обработки и хранение конфиденциальных документов. Защищенный документооборот представляет собой один из важнейших технологических элементов системы защиты документированной информации от несанкционированного доступа постороннего лица и иных объективных и субъективных опасностей, которые сопровождают работу персонала с конфиденциальными документами фирмы.

36. Технологическая система обработки конфиденциальных документов.

37. Технологическая схема обработки документов входного потока.
38. Технологическая схема обработки документов в
ыходного и внутреннего потоков.

Совокупность технологических стадий (функциональных элементов), сопровождающих потоки конфиденциальных документов, несколько отличается от аналогичной совокупности, свойственной потокам открытых документов. Так, входной документопоток включает в себя следующие стадии обработки конфиденциальных сведений:

1. Прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов, незаконвертованных документов;

2. Учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам;

3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов;

4. Рассмотрение документов руководителям! и передача документов на исполнение;

5. Ознакомление с документами исполните лей, использование или исполнение документов.

Выходной и внутренний документопотоки включают в себя следующие стадии обработки конфиденциальных документов:

1. Исполнение документов (этапы: определение уровня грифа конфиденциальности предполагаемого документа, учет носителя будущего документа, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание);

2. Контроль исполнения документов;

3. Обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутренних документов на исполнение);

4. Систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел;

5. Подготовка и передача дел в ведомственный архив (архив фирмы).

В состав всех документопотоков включается также ряд дополнительных стадий обработки конфиденциальных документов:

1. Инвентарный учет документов, дел и носителей информации, не включаемых в номенклатуру дел;

2. Проверка наличия документов, дел и носителей информации;

3. Копирование и тиражирование документов;

4. Уничтожение документов, дел и носителей информации.

Стадии, составляющие тот или иной документопоток, реализуются специализированной технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов.

Под технологической системой обработки и хранения конфиденциальных документов понимается упорядоченный комплекс организационных и технологических процедур и операций, предназначенных для практической реализации задач, стоящих перед функциональными элементами (стадиями) документопотока (53, с.42). Технология обработки и хранения конфиденциальных и открытых документов базируется на единой научной и методической основе, призванной решать задачи обеспечения документированной информацией управленческие и производственные процессы. Одновременно технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов решает и другую не менее важную задачу — обеспечение защиты носителей информации и самой информации от потенциальных и реальных угроз их безопасности.

В отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение указанных задач:

1. Централизации всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. Учета всей без исключения конфиденциальной информации;

3. Операционного учета технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в том числе чистым) и документом, учет каждого факта «жизненного цикла» документа;

4. Обязательного контроля правильности выполнения учетных операций;

5. Учета и обеспечения сохранности не только документов, но и учетных форм;

6. Ознакомления или работы с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

7. Обязательной росписи руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

8. Выполнения персоналом введенных в фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательными для всех категорий персонала;

9. Систематических (периодических и разовых) проверок наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях и т.д., ежедневного контроля сохранности, комплектности, целостности и местонахождения каждого конфиденциального документа;

10. Коллегиальности процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

11. Письменного санкционирования полномочным руководителем процедур копирования и тиражирования бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль технологии выполнения этих процедур. Технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов распространяется не только на управленческую (деловую) документацию, но и конструкторские, технологические, научно-технические и другие аналогичные документы, публикации, нормативные материалы и др., хранящиеся в специальных библиотеках, информационных центрах, ведомственных архивах, документированную информацию, записанную на любом типе носителя информации.

Технологические системы обработки и хранения конфиденциальных документов могут быть традиционными, автоматизированными и смешанными (104, с.32). Традиционная (делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы человека с документами и является наиболее универсальной. Она надежно, долговременно обеспечивает защиту документированной информации, как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной системы обработки и хранения конфиденциальных документов, а не автоматизированной. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и документами машиночитаемыми, факсимильными и электронными.

Традиционная технологическая система обработки и хранения конфиденциальных документов лежит в основе широко известного понятия «делопроизводство» или «документационное обеспечение управления» (в его узком, но часто встречающемся в научной литературе понимании как синонима делопроизводства). С другой стороны, делопроизводство часто рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения ДОУ. Автоматизированная технология (как и традиционная, делопроизводственная) является обеспечивающей и обслуживает конкретные потребности персонала в конфиденциальной информации. Автоматизированная система, обслуживающая работу с конфиденциальными документами, должна в принципе обеспечивать:

1. Сокращение значительного объема рутинной работы с документами и числа технических операций, выполняемых ручными методами;

2. Реализацию возможности для персонала организации (фирмы) работать с электронными документами в режиме безбумажного документооборота;

3. Достаточную гарантию сохранности и целостности информации, регулярного контроля и противодействия попыткам несанкционированного входа в банк данных;

4. Аналитическую работу по определению степени защищенности информации и поиску возможных каналов ее утраты;

5. Единство технологического процесса с режимными требованиями к защите информации (допуск, доступ, регламентация коллегиальности выполнения некоторых процедур, операций и т.п.);

6. Персональную ответственность за сохранность конфиденциальных сведений в машинных массивах и на магнитных носителях вне ЭВМ;

7. Возможность постоянного учета местонахождения традиционного или электронного документа и проверки его наличия и целостности в любое время;

8. Предотвращение перехвата информации из ЭВМ по техническим каналам, наличие надежной охраны помещений, в которых находится вычислительная техника, охрана компьютеров и линий компьютерной связи;

9. Исключение технологической связи единичного компьютера или локальной сети, предназначенных для обработки конфиденциальных документов с сетями, обеспечивающими работу с открытой информацией, исключение использования их линий связи, выходящих за пределы охраняемой зоны (здания, территории) (67, с.61).

В соответствии с этим автоматизированная технологическая система обработки и хранения по сравнению с аналогичными системами, оперирующими общедоступной информацией имеет ряд серьезных принципиальных особенностей:

1. Архитектурно локальная сеть базируется на главном компьютере (сервере) находящемся у ответственного за КИ; автоматизированные рабочие места, рабочие станции сотрудников могу быть увязаны в локальную сеть только по вертикали;

2. В некрупных фирмах конфиденциальная нформация обрабатывается секретарем-референтом на единичном защищенном компьютере, не имеющем выхода в какую-либо локальную сеть;

3. Обязательное наличие иерархической и утвержденной первым руководителем организации (фирмы) системы разграничения доступа к информации, хранящейся как в машинных массивах, так и на магнитных носителях вне ЭВМ; охват системой разграничения доступа всех категорий персонала;

4. Закрепление за каждым пользователем строго определенного состава массивов электронной информации и магнитных носителей; исключение возможности для пользователя «покопаться» в базе данных системы;

5. Автоматизированное выполнение пользователями операций справочного и поискового обслуживания, составления и иногда изготовления документов, контроля исполнения документов, работы с электронными документами, факсами и электронными аналогами бумажных документов;

6. Сохранение информационной базы учетной функции (в правовом понимании, а также как элемента формирования страхового массива информации) и функции персональной ответственности за традиционной технологической системой с использованием учетных карточек и иных форм (описей), изготовляемых не вручную, а автоматически — на принтере ПЭВМ; автоматическая допечатка в указанные формы изменений и дополнений при движении документов;

7. Обязательный учет конфиденциальных электронных документов, находящихся на всех магнитных носителях и в машинных массивах, постоянная проверка реального наличия этих документов на носителях и в массивах, их целостности, комплектности и отсутствия несанкционированных копий;

8. Необходимость исключения технической возможности копирования информации, содержащейся в компьютере (рабочей станции) пользователя, на другие магнитные носители и работы компьютера в комплекте с принтером (изъятие из ЭВМ дисководов и т.п.);

9. Жесткое соблюдение персоналом правил работы с конфиденциальной электронной информацией, в частности, правила, что все операции с информацией в компьютере должны быть письменно санкционированы полномочным должностным лицом и протоколироваться в машинном журнале; протоколы подлежат регулярному контролю и анализу руководством организации (фирмы);

10. Изъятие конфиденциальной информации из базы данных компьютера (рабочей станции) по окончании работы с ней (например, в конце рабочего дня, при длительных перерывах в работе и т.п.) и перенос информации на дискеты, подлежащие сдаче в службу конфиденциальной документации (63, с.126).

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов разрешается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети, включающей комплекс программно-аппаратных, криптографических и технических мер защиты базы данных, компьютеров и линий связи. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ПК, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа, надежную круглосуточную охрану и пропускной режим. Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке объективно резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения: традиционный бумажный документ, разнообразные машинограммы карточек, описей документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ПК является также необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническими причинам. Указанные выше особенности усложняют систему, но без их соблюдения нельзя гарантировать сохранность конфиденциальной информации, эффективность защиты информационных массивов в ЭВМ от несанкционированного доступа, разрушения, копирования и подмены. Безопасность информации в ЭВМ и локальной сети требует эффективной взаимосвязи машинной и внемашинной защиты конфиденциальных сведений. В связи с этим, важное актуальное значение имеет защита технических носителей конфиденциальной информации (машиночитаемых документов) на внемашинных стадиях их учета, обработки и хранения. Именно на этих стадиях особенно велика вероятность утраты машиночитаемого документа. Подобная проблема несущественна для носителей, содержащих открытую информацию. В основе обеспечения сохранности носителей электронных конфиденциальных документов, находящихся вне машины, в настоящее время эффективно используются зарекомендовавшие себя принципы и методы обеспечения безопасности документов в традиционной технологической системе

Таким образом, в настоящее время наиболее широко используют смешанную технологическую систему обработки и хранения конфиденциальных документов, совмещающую традиционную и автоматизированную технологии. Выборочно автоматизируются: справочная и поисковая работа по бумажным документам, процедура составления и изготовления документов и учетных форм, контроль исполнения, сервисные задачи. Остальные стадии и процедуры выполняются в русле традиционной, делопроизводственной технологии (распределение бумажных документов, их рассмотрение, исполнение, оперативное и архивное хранение документов). В силу специфики обрабатываемых сведений о документах и самих документов автоматизированные системы делопроизводственной ориентации имеют в большинстве случаев информационно-справочный характер.

Недостаток смешанной технологии состоит в неполном использовании преимуществ и функциональных возможностей компьютерной технологии, что порождает сохранение рутинных делопроизводственных операций и не совершенствует документооборот.

Операции по обработке и хранению конфиденциальных документов организации (фирмы) должны базироваться на устоявшихся основополагающих принципах, предполагающих использование специализированных методов защиты документопотоков и применения автономной эффективной технологической системы обработки и хранения документов. Только в этом случае можно в определенной степени гарантировать сохранность носителя и самой конфиденциальной информации, обеспечить безопасность интеллектуальной собственности организации (фирмы).
39. Формирование, оформление и хранение дел, содержащих конфиденциальных документов.

Систематизации конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

Вместе с тем задачи, решаемые при выполнении процедур и операций формирования и ведения дел с конфиденциальными документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

Угрозы ценным и конфиденциальным материалам фирмы в период их текущего (оперативного) архивного хранения нисколько не меньше, чем во время рассмотрения, исполнения, обработки и движения. В практической деятельности фирм этот момент часто не учитывается, исполненные конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД, что создает благоприятные возможности для злоумышленника осуществить несанкционированное ознакомление с этими документами или выполнить с ними иные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел используется в следующих целях:

– учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения проверки наличия документов и дел;

– закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и сотрудников фирмы к делам;

– учета дел архивного фонда;

– учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или архив фирмы.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных выше задач: гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, даты заведения и закрытия дела (тома), количество листов в деле (томе), отметки о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплексы документов на магнитных носителях (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые имеют инвентарную форму учета, например, техническая и технологическая документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы выделенного хранения и т.п.

Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Конфиденциальные документы комплектуются в дела с учетом того, что сведения, составляющие предпринимательскую тайну, не должны попадать в государственный архив до истечения срока их конфиденциальности. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности.

Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и не конфиденциальное (открытое) дело или устанавливается предметная связь конфиденциальных и открытых дел. В этом случае конфиденциальные дела включают в себя только те документы, которые в данный момент должны иметь ограничения по доступу к ним персонала. В результате защита документов, дел и носителей информации становится более эффективной. Не следует отождествлять два разных понятия – срок хранения дела и период конфиденциальности документов, включаемых в дело (хотя конфиденциальные документы характеризуются и тем и другим понятием). Период конфиденциальности может быть длиннее или короче срока хранения дела.

В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, в которую входят следующие операции:

– проверка закрытия всех заведенных дел и томов;

– проведение годовой проверки наличия дел и документов;

– заполнение итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел;

– проверка полного соответствия электронного и бумажного экземпляров номенклатуры дел, допечатка отметок о закрытии номенклатуры, заверение всех отметок подписью работника участка службы КД;

– включение бумажного экземпляра номенклатуры в дело номенклатур;

– переработка электронного экземпляра номенклатуры дел для использования в будущем календарном году;

– распечатка номенклатуры дел будущего года для издания.

После окончания делопроизводственного года и проведения годовой проверки наличия дел и документов номенклатура закрывается и подшивается в дело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. При этом номенклатура сохраняет учетную функцию архивных дел соответствующего года.

Для удобства проверки сохранности конфиденциальных дел, особенно при значительном количестве дел долговременного периода конфиденциальности, можно ввести инвентарную форму учета дел. Каждое законченное и закрытое конфиденциальное дело (том), картотека, журнал вносятся в традиционную и (или) электронную инвентарную учетную опись законченных производством дел, картотек и журналов. Учетные инвентарные номера дел вносятся в номенклатуру и указываются на обложках дел.

В процессе формирования и хранения возникают серьезные угрозы конфиденциальным делам и документам, которые могут получить реальный характер в результате следующих обстоятельств:

– получения сотрудником, работающим с делом, большего объема конфиденциальной информации, чем это необходимо (за счет неправильного формулирования заголовков дел в номенклатуре или ошибочного распределения, систематизации документов но делам);

– утери работником службы КД контроля использования дел сотрудниками фирмы (за счет плохо организованного ежедневного учета выдачи и возвращения дел);

– утраты (кражи, утери) дела или содержащегося в нем документа, частей документа, подмены документов, отдельных листов;

– ошибочной выдачи дела сотруднику, не имеющему права доступа к данному делу;

– доступа к делам посторонних лиц как следствия ошибочных действий персонала или невыполнения персоналом порядка обеспечения сохранности дел (например, невыполнения требований инструкции об эвакуации дел и документов в условиях экстремальной ситуации).

При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечиваться информационная взаимосвязь местонахождения документа в деле с его предыдущими учетными формами и номерами, строго выполняться инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел включает следующие процедуры:

– оформление дела при его заведении;

– оформление дела при его формировании;

– оформление дела (тома) при его закрытии;

– выдачу законченных дел сотрудникам фирмы и прием их от сотрудников.

Особенности процедуры оформления дела при его заведении следующие:

– оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

– оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

– оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

– подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

– внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Особенности процедуры оформления дела при его формировании следующие:

– проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

– внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

– нумерация листов документа в деле;

– при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

– подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

– внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

– проверка правильности подшивки документа;

– возвращение учетной карточки документа на соответствующий участок службы КД, в картотеку по принадлежности.

Особенности процедуры оформления дела (тома) при его закрытии следующие:

– подшивка и оформление заверительного листа – листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

– оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

– опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

– внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

– проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

– при необходимости внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

– по окончании года закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

– внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

– при необходимости внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

– проверка работником службы КД полномочий исполнителя: наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

– выдача дела сотруднику под подпись в карточке учета разрешений и выдачи;

– помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку «За исполнителями»;

– при возврате дела сотрудником – проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

– подпись работника службы КД, удостоверяющая возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи, а также внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

– помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные исполнителям для работы дела должны быть возвращены ими в службу КД в гот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Как мы видим, приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.

Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера службы КД или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться в службе КД на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Подготовка конфиденциальных дел к передаче в ведомственный архив (архив фирмы) технологически не отличается от аналогичной работы с делами открытого доступа.

Следовательно, технология текущего и архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от технологии хранения дел открытого доступа решает, прежде всего, задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы.
40. Структура кадровой информационно- документационной системы.

Кадровая информационно-документационная система включает в себя следующие связанные информационным единством комплексы (подсистемы, группы) документов:

– законодательные акты, нормативную и нормативно-справочную документацию;

– плановую документацию;

– организационно-правовую документацию;

– персональную документацию;

– договорную документацию;

– распорядительную документацию;

– учетную кадровую документацию;

– документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;

– отчетную и отчетно-справочную документацию.

Отдельные комплексы документов в крупных организациях обычно имеют целевую принадлежность различным структурным подразделениям – не только кадровой службе (службе персонала). Это объясняется исторически сложившимся распределением между ними функций ведения кадровой работы. Так, юридический отдел (юрисконсульт) систематизирует и контролирует исполнение законодательных актов, нормативной документации по труду и социальным вопросам. Плановой и отчетной документацией по труду и кадрам занимаются плановые (планово-экономические, планово-финансовые и другие подобные) подразделения. В бухгалтерии обрабатывается учетная и отчетная бухгалтерская документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом.

Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д.

В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу или они делегируются главному бухгалтеру или секретарю-референту руководителя.

В крупных государственных и коммерческих организациях кадровая служба может делиться на подотделы, секторы, группы.

Основной задачей кадровой службы является организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководящими органами данной организации и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело, воспитание чувства фирменной гордости.

Можно обобщенно выделить следующие функции службы персонала:

– перспективное прогнозирование и планирование потребности организации в кадрах различных профессий, специальностей и т.п.;

– обоснование и расчет текущей рациональной численности персонала по профессиональным группам;

– комплектование коллектива соответствующим количеством (резервом) руководителей, специалистов и технических работников;

– индивидуальный анализ деловых и моральных качеств руководителей и специалистов, выработка рекомендаций на повышение или понижение в должности;

– систематический анализ профессионального, возрастного состава кадров и выработка соответствующих практических рекомендаций;

– документирование трудовых правоотношений организации со штатным и временным персоналом, хранение и ведение трудовых книжек и личных дел;

– ведение системы учета кадров, их движения, анализ текучести;

– организация обучения персонала, его инструктирования, повышения квалификации руководителей и специалистов, подбор кандидатур для направления на учебу;

– проведение регулярной аттестации кадров, анкетирования и тестирования сотрудников, контроля соблюдения ими правил внутреннего трудового распорядка и требований по обеспечению безопасности информации.

Кадровая служба, независимо от ее структуры и численности, призвана выполнять достаточно обширный и трудоемкий комплекс функций, который не ограничивается техническими операциями по документированию трудовых правоотношений и включает в себя организацию творческих операций по подбору и отбору кадров для работы в данной организации или фирме.

Следовательно, трудовые правоотношения работодателя и работников организации сопровождаются сбором и обработкой значительных объемов персональных данных, которые в совокупности с регламентирующими документами образуют информационно-документационную кадровую систему.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция и Трудовой кодекс Российской Федерации, большую роль в регулировании различных отношений граждан с организациями играют также Закон «О персональных данных», Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство, нормативные правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики – уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.) и т.п.

41. Технологии документирования приема граждан на работу.
Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и, прежде всего, на Трудовой кодекс Российской Федерации.

С поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например, при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст.328 Трудового кодекса). На должности профессорско-преподавательского состава в вузы поступают в результате конкурса.

Сегодня от претендентов часто на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.

Главная цель резюме — презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, выпятить свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны.

После проведения собеседования служба кадров приступает к письменному оформлению приема на работу.

Статья 68 Трудового кодекса РФ предписывает, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (если имеется в организации).

В статье 65 ТК РФ приведен перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора:

-паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

-трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

-документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Помимо перечисленных обязательных для всех документов в статье указано, что «В отдельных случаях с учетом специфики работы Трудовым Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации им Постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов». Например, к таким дополнительным документам, как правило, относят:

) документы о составе семьи работника в целях предоставления ему возможных гарантий с учетом семейного положения, в том числе связанного с выполнением определенных семейных обязанностей;

) документы о возрасте детей или беременности женщины для предоставления установленных законом условий труда, гарантий и компенсаций;

) документы, подтверждающие право на дополнительные гарантии и компенсации по определенным основаниям, предусмотренным законодательством (об ученой степени и ученом звании, о почетном звании, об инвалидности, донорстве, нахождении в зоне воздействия радиации в связи с аварией на Чернобыльской АЭС и другие);

) документы о состоянии здоровья работника, если в соответствии с требованиями законодательства он должен пройти предварительный и периодические медицинские осмотры.

Вместе с предъявляемыми документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в Указе Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 года №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ст.68 ТК РФ) по форме Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» (форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) (Приложение 4).

В случае, если работник принимается на основное место работы по трудовому договору, заключенному на неопределенный срок, в котором отсутствуют особые условия работы (например, неполный рабочий день), то строка «Условия приема на работу, характер работы» не заполняется.

В отдельных случаях в качестве основания для издания приказа о приеме работника на работу следует указывать не только трудовой договор, но и иные документы, например письмо-запрос о переводе работника к другому работодателю.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника ему обязаны выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).

42. Заключение трудового договора (контракта).

В соответствии с трудовым кодексом РФ для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащий нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (Трудовой кодекс РФ, ст. 56).

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его заместитель по кадровой службе).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в кадровой службе) (Трудовой кодекс РФ, ст.57).

Трудовые договоры могут заключаться:

на неопределенный срок;

на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключается в тех случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор:

фамилия, имя, отчество работника;

фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица.

Кроме того, к существенным условиям трудового договора законом отнесены:

место работы (с указанием структурного подразделения);

дата начала работы;

срок действия (в случаях заключения срочного трудового договора);

наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

права и обязанности работника;

права и обязанности работодателя;

характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с рудовой деятельностью.

возможно включение в трудовой договор других условий;

об испытании;

о нераспространении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводится за счет средств работодателя.

Работодатель не имеет право требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Из сказанного вытекает, что организации имеют право разработать и использовать индивидуальную форму трудового договора, однако многие кадровые службы используют примерную форму трудового договора, рекомендованную Министерством труда РФ.

Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.

43. Оформление приказа о приеме на работу.

Приказ — распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказами по личному составу оформляются прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т.п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а), о переводе на другую работу (форма Т-5 или Т-5а), об увольнении (форма Т-8 или Т-8а), о предоставлении отпуска, о поощрении, о нарушении, о наложении административного взыскания. В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.

Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. эти глаголы печатают прописными буквами от 0-го положения табулятора.

От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части, фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска. В приказе об освобождении от занимаемой должности указывают статью КЗоТ, на основании которой производится увольнение. Заявление об увольнении пишут за 2 недели до увольнения.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать основание, в котором указывают документы, послужившие основанием для издания приказа. Оформляют приказы, как правило, на бланках формата А4 с угловым или продольным расположением реквизитов штампа бланка.

Формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

1.

2. название вида документа (ПРИКАЗ)

3. дата (датой приказа является дата его подписания)

4. порядковый номер приказа

5. место издания приказа

6. индекс документа

7. заголовок к тексту

8. текст

9. подпись руководителя

10. отметка о согласовании

11. фамилия и телефон исполнителя

44. Состав процедур и документирование перевода сотрудников на другую работу.

Документирование перевода сотрудника на другую работу или должность включает в себя составление документов: личного заявления работника, представления (или докладной записки), нового трудового договора и приказа о переводе.

Оформления перевода сотрудников

Оформление перевода включает следующие процедуры:

– предварительная договоренность о переводе заинтересованных сторон – работника и работодателя (в лице руководителя организации и руководителей структурных подразделений);

– написание работником заявления с просьбой о переводе и передача его руководителю структурного подразделения, в котором он работает (обычно при переводе по инициативе работника);

– написание руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, представления или докладной записки о переводе работника (обычно при переводе по инициативе работодателя);

– согласование (визирование) заявления и представления (докладной записки) с руководителем подразделения, в которое переводится работник;

– согласование заявления и представления (докладной записки) с руководителями функциональных структурных подразделений – плановофинансовым подразделением, кадровой службой и другими, заместителем первого руководителя, ответственного за работу с персоналом;

– передача заявления работника и представления (докладной записки) первому руководителю организации для принятия решения (резолюции);

– при положительном решении вопроса – обсуждение сторонами содержания контракта, при необходимости – внесение в текст дополнений или изменений, согласование их с юрисконсультом организации, оформление и подписание контракта;

– составление (заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной индивидуальной формы приказа о переводе; распечатка бумажного экземпляра приказа;

– визирование приказа, подписание приказа руководителем организации;

– ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

– информирование руководителей структурных подразделений о факте перевода работника и необходимости внесения соответствующих изменений в Табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (формы № Т-12 или № Т-13);

– внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

– внесение необходимых записей о переводе работника в учетные формы, в том числе личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС, перестановка учетных карточек в картотеке;

– внесение необходимых изменений в первичные учетные бухгалтерские документы;

– внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника.

Документирование инициативы о переводе на другую работу

Заявление о переводе печатается или пишется от руки в определенной форме.

Представление к переводу (назначению) на другую должность содержит основные анкетные данные сотрудника, указание места его работы и должности, оценку деловых и моральных качеств, профессиональных способностей, стаж работы в данной организации, оценку производственной деятельности, повышения профессионального уровня, указание вида перевода, объективных оснований для перевода на другую должность.

Представление готовит, подписывает и адресует руководителю организации руководитель структурного подразделения, где работает сотрудник. Представление согласовывается с руководителем структурного подразделения, куда переводится работник, с кадровой службой и другими заинтересованными функциональными подразделениями.

Если должность, на которую переводится (назначается) сотрудник, входит в номенклатуру вышестоящего органа управления, представление оформляется па общем бланке и направляется в этот орган за подписью первого руководителя организации и при необходимости руководителя профсоюзного органа. Одновременно оформляется или обновляется комплект документов личного дела в соответствии с процедурой назначения па должность.

При переводах внутри организации часто вместо представления составляется докладная записка, аналогичная по содержанию представлению.

Представление или докладная записка сопровождают, как правило, перевод работника по инициативе руководства организации. Однако перевод по инициативе работника не исключает возможности одновременно с заявлением составления представления, докладной записки.

В процессе отбора кандидатур для назначения на вакантную должность переводом выполняются те же процедуры или основная их часть, которые сопровождают процесс приема на работу.

Документирование решения о переводе на другую работу

При положительном решении (резолюции) полномочного руководителя организации о переводе согласовывается, оформляется и подписывается новый трудовой договор. Действующий трудовой договор аннулируется. Аннулирование трудового договора осуществляется путем проставления в нем отметки о заключении нового договора с указанием его даты, номера и росписи руководителя кадровой службы.

Переводы на другую работу оформляются индивидуальным приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-5 или № Т-5а. Эти формы имеют сопоставимый состав основных информационных показателей, характеризующих вид перевода, причина перевода, существенные условия труда на прежнем и новом месте работы (цех, отдел, участок, категорию персонала, профессию, должность, размер тарифной ставки, оклада, надбавки и т.п.).

Эти данные заверяются (визируются) подписями двух начальников структурных подразделений (цеха, отдела). Предусматривается обязательная роспись работника, подтверждающая его согласие с переводом. Эти унифицированные формы также не содержат реквизитов, отражающих процедуру перевода, и требуют составления дополнительных документов: заключения медицинского осмотра, листка прохождения инструктажей, справок о несданных материальных ценностях и др.

Таким образом, перевод сотрудников на другую работу не связан с составлением и оформлением значительного количества документов, однако аналитические операции по выявлению наиболее достойных кандидатур для перевода должны характеризоваться обоснованностью и учитывать реальные способности этого лица.

45. Документирование поощрения работников и наложения дисциплинарных взысканий.

Работодатель поощряет работников, добросовестно выполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премии, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии. Поощрения рабочих и служащих по результатам трудовой деятельности документируются в учреждениях, организациях, на предприятиях и фирмах единообразно в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД. При поощрении работника составляются представление и приказ о поощрении (индивидуальный или сводный).

Документирование процедуры поощрения работника

Процедуры поощрения работника включают в себя:

– составление руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, представления о поощрении с указанием вида поощрения в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации;

– согласование представления (обоснованности и вида поощрения) с заместителем руководителя, курирующим данное структурное подразделение, профсоюзным органом, главным бухгалтером, руководителем кадровой службы;

– передачу представления и иногда выписки из протокола заседания профсоюзного органа руководителю для принятия решения;

– при положительном решении – передачу представления с резолюцией в кадровую службу для составления и оформления соответствующего приказа;

– составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной формы приказа о поощрении; распечатку бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование (визирование) проекта приказа с руководством организации и структурного подразделения;

– подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдачу по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

– внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

– внесение необходимых записей о поощрении работника в учетные формы, в том числе личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС, перестановку учетных карточек в картотеке;

– внесение соответствующей записи в трудовую книжку работника;

– торжественное объявление приказа о поощрении работника; при соответствующем виде поощрения вручение ему премии, пенного подарка, грамоты и т.п.;

– помещение копии приказа на доску приказов организации.

Представление (или докладная записка) о поощрении имеет в содержательной части следующие данные: фамилия, имя, отчество; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценка производственной деятельности; мотив поощрения; основание; вид поощрения. Основаниями поощрения могут быть определенные события: окончание выполнения сложного задания, высокие достижения в производительности труда, юбилейные даты работника, праздничные даты и другие события. Представление может составляться на группу работников, может составляться по инициативе руководства организации или профсоюзного органа. Составляется и подписывается представление руководителем структурного подразделения.

Приказ о поощрении работника (работников) в вводной части содержит обоснование мотивов и основания поощрения, высокие результаты трудовой и общественной активности поощряемого лица. В распорядительной части указывают: вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком и т.п.)> фамилию, имя, отчество работника или работников (фамилии в этом случае располагаются в алфавитном порядке), наименование должности (профессии, специальности), места работы, краткое формулирование мотива поощрения.

Основанием такого приказа является представление, докладная записка, выписка из протокола заседания или решение профсоюзного органа и т.п.

В индивидуальный приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11) включены указанные выше сведения; в аналогичном сводном приказе (унифицированная форма № Т-11а) сведения сгруппированы в таблицу для отражения информации по каждому из поощряемых лиц. Сводный приказ также имеет вводную часть.

46. Документирование процедуры увольнения работника.

Процедуры прекращения действия трудового договора с работником (его увольнения) могут быть представлены в обобщенном виде следующим образом:

– составление инициативного документа об увольнении: заявления работника (при увольнении по собственной инициативе) или докладной записки руководителя структурного подразделения или руководителя кадровой службы (при увольнении но окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя);

– передача работником заявления руководителю структурного подразделения для визирования и направления в кадровую службу;

– ознакомление руководителя подразделения с докладной запиской работника; проставление им подписи об ознакомлении;

– передача заявления или докладной записки в кадровую службу;

– проведение с увольняющимся по собственной инициативе работником собеседования в кадровой службе с целью выяснения причины увольнения и нового места работы;

– составление при увольнении по инициативе работодателя служебной записки на имя первого руководителя организации с обоснованием причины увольнения и применяемой при увольнении статьи ТК;

– передача заявления, докладной записки и при необходимости служебной записки руководителю организации или его заместителю для принятия решения;

– принятие руководителем решения по увольнению работника, написание резолюции па заявлении или докладной записке;

– при увольнении но инициативе работодателя составление в кадровой службе обращения в профсоюзный орган с просьбой рассмотреть вопрос о согласии на увольнение работника; подписание обращения первым руководителем организации;

– получение кадровой службой от профсоюзного органа выписки из протокола или решения о согласии на увольнение работника;

– прием от работника всех числящихся за ним материальных ценностей, документов, дел, инструментов и приборов, в необходимых случаях составление соответствующего акта приема; заполнение обходного листа;

– составление (как правило, заполнение электронного шаблона) сотрудником кадровой службы унифицированной формы приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником(ами) (формы № Т-8 или № Т-8а); распечатка бумажного экземпляра приказа; при необходимости – согласование текста проекта приказа с руководством организации и структурного подразделения, профсоюзным органом;

– визирование приказа, подписание приказа руководителем организации; ознакомление работника с приказом; выдача по его просьбе заверенной копии приказа (распоряжения);

– внесение необходимой записи в дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле работника;

– внесение необходимой записи об увольнении и выдаче трудовой книжки в личную карточку формы № Т-2 или № Т-2ГС;

– внесение необходимых отметок в табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы и бухгалтерские документы;

– сдача работником в кадровую службу удостоверения или пропуска для входа в здание организации;

– получение гражданином расчета по заработной плате и трудовой книжки; подпись, удостоверяющая получение трудовой книжки.

Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

Процедура увольнения, освобождения работника от должности по собственной инициативе (по собственному желанию), соглашению сторон, в связи с переводом в другую организацию, переходом на выборную должность и других подобных случаях включает в себя составление заявления и приказа о прекращении действия трудового договора (унифицированной формы № Т-8 или № Т-8а).

Работник пишет заявление, которое оформляется в качестве самостоятельного документа.

В заявлении и приказе (распоряжении) должна указываться причина увольнения и конкретная дата окончания работы. В отдельных случаях для ускорения процедуры увольнения к заявлению прилагаются документы, подтверждающие причину увольнения: справку учебного заведения, справку медицинского учреждения и т.д. Срок предупреждения об увольнении исчисляется с даты, следующей за днем подачи заявления об увольнении.

Желательно, чтобы причина «по собственному желанию (собственной инициативе)» была раскрыта, т.е. сообщена реальная мотивировка увольнения, в том числе неудовлетворенность работой, конфликт с руководством, территориальная отдаленность места работы от места жительства и др. Такие сведения необходимы руководству организации и кадровой службе для выявления и анализа причин текучести (миграции) кадров, с этой целью во многих организациях ведется анкетирование увольняющихся.

Процедура увольнения по причине окончания срока действия трудового договора (контракта) в принципе соответствует процедуре увольнения по собственной инициативе или в исключительных случаях процедуре увольнения но инициативе работодателя (при отказе сотрудника писать заявление и фактическом прекращении им работы).

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не зависящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником в указанных случаях должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и статья ТК. Представление подписывает руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение в обязательном порядке документируется и передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы. Факт смерти работника также может служить основанием для увольнения.

При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, ввиду отказа сдать материальных ценностей. В этом случае гражданин в праве потребовать оплаты за просроченные дни.

Составление приказа об увольнении работника

Факт прекращения действия трудового договора с работником может документироваться приказом (распоряжением) унифицированной формы № Т-8 или № Т-8а.

Стабильность кадрового состава организации, наравне с другими серьезными преимуществами является важнейшим условием успешной защиты конфиденциальной информации. Миграция специалистов – самый трудно контролируемый канал утраты информации. Вместе с тем полностью избежать увольнений сотрудников не представляется возможным.

47. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации.

Увольнение работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:

– написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

– прием службой конфиденциальной документации от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверку их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;

– проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с целью напоминания работнику об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе, предупреждения работника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;

– подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;

– документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

– прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Беседа с увольняющимся работником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подписывал при поступлении на работу твердое обещание (обязательство, подписку) о неразглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко уменьшается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.

Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере, в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.

Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использования бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау по заявлению организации следует начать судебное разбирательство выявленных фактов.

Необходим тщательный анализ причин увольнения работников. На основании анализа должна реализовываться программа исключения этих причин, например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологического климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением и др.

Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служащих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обоснованную информационно-документационную базу, в строгом соответствии с которой осуществляется выполнение последующих стадий документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).
48. Формирование личного дела сотрудника.

Личное дело представляет собой систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Процесс формирования личного дела включает в себя:

– внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

– подготовку обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке панки;

– подшивку в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

– получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

– систематизацию полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документов;

– валовую нумерацию листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

– подшивку документов в папку личного дела в последовательности номеров листов;

– проверку правильности нумерации листов;

– помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;

– дополнение, по мере получения документов, личного дела;

– систематизацию документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

– внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела, подшивку документов в личное дело, проверку правильности нумерации листов;

– ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;

– выдачу личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела – проверку наличия и целостности документов;

– ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;

– внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному листку но учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел и ознакомившегося с личным делом лица;

– закрытие личного дела: проверку наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровку комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

– сдачу личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

– регистрацию личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы храпения на обложке личного дела;

– внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы.

Первоначально личное дело включает в себя документы, сопровождавшие процедуру приема гражданина на эту должность, и заводится оно после издания приказа о приеме на работу.

К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются дополнительно:

– заявление о согласии на замещение государственной должности или о поступлении на федеральную государственную службу;

– копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

– сведения о доходах лица и об имуществе, принадлежащего ему на праве собственности;

– документы и справки о результатах проверки достоверности и полноты сведений, предоставленных гражданином при назначении на должность, и другие документы.

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

– внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

– трудовой договор (контракт);

– дополнение к личному листу (анкете) по учету кадров;

– личный листок (анкета) по учету кадров;

– биографическая справка, справка-объективка;

– автобиография;

– направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению;

– письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

– решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости копия решения профсоюзного органа;

– заявление о приеме на работу;

– характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

– копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

– список научных трудов и изобретений;

– копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

– копии других приказов (при необходимости).

В личное дело по усмотрению работников кадровой службы могут не включаться документы временного срока хранения – справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.д., а также дублетные экземпляры документов, если в них не содержатся персонально ценные пометы. Указанные документы могут формироваться в дела временного срока хранения.

Так же не подшиваются в личные дела жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела. Подшивка в дело непроверенных или неправильно оформленных документов, изъятие или замена документов в деле не допускаются.

49. Документирование учета и отчетности по кадрам.

В процессе документирования функций учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. Сам процесс включает в себя следующие стадии:

– формирование учетных массивов информации;

– обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов);

– составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам.

Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке формы № Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам.

Формирование учетных массивов информации

В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой.

Унифицированная форма карточки № Т-2. Основным учетным документом, заполняемым на все категории работников после приема их на работу, является личная карточка унифицированной формы № Т-2, а для государственных служащих – № Т-2ГС. Карточка является машино ориентированной и большинство персональных данных вводится в учетный автоматизированный массив с помощью соответствующих кодов, что значительно сокращает трудоемкость ввода.

Для работников, на которых не распространяется порядок ведения личных дел, карточка № Т-2 в информационном отношении заменяет собой личное дело и является первичным учетным документом.

Карточка состоит из тематических блоков, информационное содержание которых отражает все необходимые для работы кадровой службы персональные данные о сотруднике. Блоки имеют в зависимости от содержания анкетную или табличную форму. В правой стороне формы располагаются кодовые поля блоков, имеющих анкетную форму. Информационное содержание табличных форм не кодируется.

Первая и вторая страницы формы № Т-2 заполняются при поступлении гражданина на работу и содержат блок общих сведений о работнике: основные поисковые направления (номер карточки, табельный номер работника, алфавит и т.п.), анкетно-биографические данные, общее образование, образование по профессии (специальности), динамику трудовой деятельности, стаж работы, состав семьи, паспортные данные и т.п. Внесенные сведения заверяются подписями сотрудника кадровой службы и гражданина.

Третья и четвертая страницы формы № Т-2 заполняются в процессе работы гражданина в данной организации и включают зоны: сведения о воинском учете; прием на работу, назначения, перемещения; повышение квалификации; профессиональная переподготовка; аттестация; поощрения, награды; навыки работы (вне специальности); отпуска; отметка об увольнении.

В табличной части блока «Прием на работу, назначения, перемещения» (копирующего записи в трудовой книжке) предусмотрена место для подписи работника, удостоверяющей каждую внесенную запись.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Записи вносятся без сокращений, разборчивым почерком (при ручном заполнении). Номер карточки должен ставиться в соответствии со штатно-должностной книгой, штатным формуляром или штатным расписанием организации.

Личная карточка может заполняться в электронной форме на экране дисплея аналогичным образом. После заполнения изготовляется бумажный экземпляр этой карточки, в котором ставятся необходимые подписи. Бумажный экземпляр выполняет в таком случае страховую функцию долговременного срока хранения. Дополнения в карточку первоначально вносятся в электронный экземпляр, а затем впечатываются на принтере в бумажный страховой экземпляр карточки.

Заполненные личные карточки систематизируются по структурным подразделениям (или подведомственным учреждениям, или старшинству должностей), а внутри – по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке. В небольших организациях их целесообразно располагать только в алфавитном порядке.

При увольнении сотрудника в его личной карточке делается соответствующая запись, ставится подпись увольняющегося в получении им трудовой книжки (подобная роспись ставится также в журнале учета трудовых книжек), после чего карточка переставляется из основной картотеки в картотеку уволенных сотрудников.

50. Защита персональных данных в кадровой службе.

В соответствии с требованиями главы 14 Трудового кодекса и Федерального закона «О персональных данных» процесс защиты персональных данных в кадровой службе организации должен быть строго регламентирован. Следует учитывать, что именно регламентация организационных форм и технологии документирования, обработки персональных данных и их неукоснительное соблюдение всеми руководителями и сотрудниками лежит в основе обеспечения надежной защиты персональных данных и, следовательно, обеспечения реальных прав и свобод граждан в трудовой сфере.

Принципы защиты персональных данных работников

При работе с документами, делами и базами данных кадровой службы должны соблюдаться следующие основополагающие принципы защиты персональных данных:

– личной ответственности руководства организации и работников кадровой службы за сохранность и конфиденциальность персональных данных, а также носителей этой информации;

– разбиения (дробления) знания персональных данных между разными руководителями организации и работниками кадровой службы;

– наличия четкой разрешительной (разграничительной) системы доступа руководителей всех уровней и работников к документам, содержащим персональные данные;

– проведения регулярных проверок наличия традиционных и электронных документов, дел и баз в кадровой службе и кадровых документов в подразделениях организации.

Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами и персональными данными.

Главным моментом в защите персональных данных является четкая регламентация функций работников кадровой службы и в соответствии с этим регламентация принадлежности работникам функциональных комплексов документов, дел, картотек, журналов персонального учета и баз данных. Никакие посторонние липа не должны знать рабочие процессы, технологию составления, оформления, ведения и хранения документов, дел и рабочих материалов в кадровой службе, особенно это касается бланков и документов строгой отчетности.

Под посторонним лицом понимаются не только злоумышленники или их сообщники, но и сотрудники организации, функциональные обязанности которых не связаны с работой кадровой службы. Однако каждый работник должен быть письменно информирован о предполагаемых фактах использования его персональных данных при документировании функций кадровой службы, ведении отчетной и отчетно-справочной работы службы. Работник имеет право не разрешить использовать свои персональные данные.

Для реализации положения о личной ответственности работников кадровой службы за доверенные им персональные данные и документы руководителем организации должен быть издан приказ о закреплении за каждым работником этой службы определенных массивов документов, необходимых им для информационного обеспечения функций, указанных в должностных инструкциях, утверждена схема доступа работников службы и руководящего состава организации, структурных подразделений к кадровым документам, установлены формы ответственности перечисленных должностных лиц и работников за сохранность и конфиденциальность персональных данных.

Не допускается, чтобы работник кадровой службы мог знакомиться с любыми хранимыми документами и материалами службы. Целесообразно, чтобы отдельные работники закреплялись за должностными группами персонала организации и выполняли весь объем функций от подбора персонала до храпения документации.

В случае необходимости перераспределения обязанностей среди работников службы (например, при болезни одного из них, увольнении) должно быть издано соответствующее распоряжение руководителя службы, в котором регламентируются характер изменений, их срок и дополнения в систему доступа к документам, делам и базам данных.

51. Размещение организации работы кадровой службы.

Кадровая служба организации должна иметь минимально три смежных помещения: комна­ту для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размеща­ются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один.  

Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное поме­щение за пределами основных помещений службы. Помещение для размещения шкафов мо­жет не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охран­ной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, ок­на защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то поме­щения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.

По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надеж­ные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропита­ние помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны организации. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работ­нику охраны под роспись в специальном журнале. Оттиск печати обычно делается на пла­стилине, в специальной выемке, чтобы печать невозможно было снять и восстановить.

Одновременно включается и проверяется надежность средств охранной сигнализа­ции. Сдача под охрану и вскрытие помещений кадровой службы разрешаются только ее ру­ководителю, а в исключительных случаях — заместителю первого руководителя, отвечающе­му за работу с персоналом. Перед вскрытием проверяются сохранность и номера печатей, целостность замков и контрольного шнурка (нити). При обнаружении каких-либо попыток проникновения в помещение оно не вскрывается. Составляется акт о выявленной попытке, одновременно об этом факте докладывается лично первому руководителю фирмы и руково­дителю службы охраны. Дальнейшие действия санкционируются первым руководителем.

Вскрытие рабочих шкафов в отсутствие работника, отвечающего за хранящуюся там документацию, допускается руководителем кадровой службы в присутствии двух ра­ботников этой службы. О вскрытии составляется акт с обоснованием причины вскрытия. Акт подписывается указанными лицами. После выполнения необходимых действий шкаф запирается и опечатывается печатью руководителя кадровой службы. При явке на рабочее место сотрудника, отвечающего за хранящуюся в шкафу документацию, им производится проверка наличия документов, дел и других материалов. Уборка помещения службы осуще­ствляется под наблюдением руководителя кадровой службы.

При пожарах, авариях водопроводной и тепловой сети документация кадровой службы должна быть эвакуирована в безопасное место и обеспечена ее охрана. В условиях возникно­вения сложных экстремальных ситуаций (стихийных бедствий, военных действий, терро­ристических актов и других подобных событий) и отсутствия возможности эвакуировать чис­тые бланки трудовых книжек и вкладышей они уничтожаются по акту путем сожжения.

В этих условиях трудовые книжки работников могут быть выданы им под роспись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Вся остальная кадровая доку­ментация должна быть эвакуирована в первую очередь или уничтожена (кроме дел с под­линниками приказов по личному составу и книги учета движения трудовых книжек и вкла­дышей к ним). Для эвакуации документов в кадровой службе постоянно должна находиться необходимая надежная тара (непромокаемые мешки, контейнеры, чемоданы). За кадровой службой заранее должна быть закреплена грузовая автомашина.

52. Компьютерные средства подготовки документов.

Компьютерные технологии (англ. Computer Science) — ядро теоретических и практических знаний, которые используют в своей работе специалисты в области вычислительной техники, программирования, информационных систем и технологий. Как научная дисциплина компьютерные науки возникли в начале 40-х годов XX века.

Существующие в настоящее время системы подготовки текстовых документов значительно отличаются друг от друга возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать; по степени сложности освоения пользователем; по объему функциональных возможностей и по назначению для применения. По всем этим характеристикам их можно классифицировать на три большие категории:

 

— текстовые редакторы,

— текстовые процессоры,

— настольные издательские системы.

 

Текстовые редакторы. Редактор текстов (text editor) — это программа, обеспечивающая ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, предназначенного для подготовки текстов программ на языках программирования высокого уровня, поскольку они не требуют форматирования (т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т.п.).

Текстовые процессоры. Текстовый процессор (word processor) – система подготовки текстов, которая во внутреннем представлении снабжает текст специальными кодами – разметкой и предназначена для подготовки текстов с последующей печатью на бумаге. Такие программы ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов.

Настольные издательские системы (desktop publishing, пакеты DTP или НИС) представляют собой комплекс аппаратных и программных средств, предназначенных для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов.

Представлена организация типовой технологии подготовки текстового документа. Подготовка текстов с использованием текстового процессора заключается в последовательном выполнении ряда этапов. Разобраны основные операции редактирования: добавление, удаление, перемещение, копирование, фрагмент текста. Показаны возможности и особенности технологии подготовки текстовых документов на основе использования шаблонов и стилей. Дано определение стилю — это описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, базовом для документа. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Показаны особенности «составных» документов и технологий их подготовки, а также на основе использования настольных издательских систем.

Среди современных текстовых процессоров при подготовке документов самым популярным является Microsoft Word. Microsoft Word — мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста. Он работает с многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира.

В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.

53. Композиционная структура текста документов.

Слово композиция восходит к латинскому composition, которое означает «составление, сочинение». То есть, под композицией понимается построение документа, соотношение его отдельных частей и отношение каждой части ко всему тексту как единому целому. Для наименования этого понятия наряду со словом композиция употребляются также близкие по смыслу слова построение, структура.

Когда говорится о композиции документа, то обязательно учитывается, как соотносятся между собой части текста, какое место занимает отдельная часть по отношению ко всему документу.

Организация материала, расположение всех частей документа определяются замыслом автора, содержанием документа. Если соотношение частей документа нарушается, то эффективность текста снижается, а иногда сводится к нулю. Следовательно, приступая к работе над композицией документа, необходимо, прежде всего, определить порядок, в котором будет излагаться материал, т.е. составить план.

На разных этапах подготовки документа составляются различные по цели и по назначению планы. Так, после выбора темы документа рекомендуется составить предварительный план, в котором определяется круг вопросов, освещаемых в данном тексте. Из перечисления этих вопросов и состоит предварительный план, который помогает более целенаправленно подбирать литературу и отбирать фактический материал для документа. Предварительный план отражает собственное решение автором темы документа, его личный подход к данной проблеме.

Для деловых документов вообще установить единую структуру композиционных составляющих вряд ли возможно. Конечно и для текста, относящегося к официально-деловому стилю, справедливо утверждение о том, что «правильно построенный текст — это такое единство предложений, которое направлено на выполнение определенных стратегических и тактических задач общения», но текст официально-делового стиля «обрастает» таким множеством условных решений, связанных с текстовой позицией того или иного составляющего, что говорить о «правильном» построении можно лишь как о проявлении логики в вербализации той части документа, которая предполагает не составление, а сочинение текста. Скажем, при подготовке такого документа, как заявление, заданы позиции адресата, адресанта, названия документа, завершающих реквизитов, а суть просьбы и обоснования в их речевом изложении потребуют при переходе от замысла к тексту координации соответствующих фрагментов относительно друг друга. По мнению лингвистов, большинство текстов в композиционном отношении состоит из трех частей: вступления (зачина), основной части и концовки.

Вступление (зачин) обычно выражает ключевую мысль высказывания. В системе текста это наиболее самостоятельное, наиболее значимое предложение или предложения. Функция введения новой мысли не позволяет зачину иметь в своем составе слова-заменители (местоимения или местоименные наречия) или представлять собой неполные предложения. Все его члены, как правило, выражены лексически полнозначными словами. Поскольку зачин выражает новую мысль, он как бы синтаксически открыт, незамкнут, он как бы приглашает продолжить чтение и посмотреть, как развернется, раскроется та мысль, которая подана в нем в сконцентрированном виде. Зачин группирует вокруг себя все остальные предложения, которые в какой-то степени зависят от него. Однако самостоятельность зачина относительна: он не только формирует текст, подчиняя себе все последующие предложения, но и сам зависит от них, поскольку они опираются на него и развивают его мысль.

Далее идет основная часть, которая состоит из законченных предложений, связанных между собой и с зачином цепной или параллельной связью. Композиция этой части должна быть продуманной.

Существуют различные конструктивные приёмы организации текста в основной его части. Изложение может быть ступенчатым (автор последовательно переходит от одного аспекта темы к другому) и концентрическим (на протяжении всего текста автор несколько раз возвращается к сказанному, но на новом уровне).

Замыкает текст концовка. Она выражает вывод, подводит итог тому, что было сказано ранее. Часто концовка представляет собой обобщающее предложение с обобщающим словом. Здесь могут быть и вводные слова, указывающие на законченность, завершенность, полную исчерпанность мысли (наконец, итак, следовательно, таким образом, одним словом и т. д.). Существуют и другие грамматические средства оформления концовки, например союз и, который может открывать последнее предложение текста или замыкать в нем ряд однородных членов.

Попытки оптимизировать композиции деловых документов связаны с довольно сложной комплексной задачей: с одной стороны, такая оптимизация способствует унификации документов определенного вида, все документы, работающие в рамках решения информационных задач одного типа построены одинаково; с другой стороны — стабильность композиции оптимизирует речевое общение, эта стабильность порождает условия для прогнозирования последующего информационного блока в документе, становится ясно, «что за чем будет». Таким образом, оптимизированная композиция становится довольно эффективным средством речевого воздействия, повышает прагматическую ценность документа.

54. Основные этапы компьютерной подготовки текстовых компонентов документов.

Компьютерная подготовка документов осуществляется в определенном порядке и включает в себя следующий ряд последовательных этапов:

1. Набор текста.

2. Редактирование введенного текста

3. Форматирование компонентов текста

4. Печать подготовленного документа

5. Сохранение подготовленного документа в виде файла в памяти ЭВМ.

На этапе набора текста осуществляется ввод текстовой информации в память компьютера для представления ее в соответствующих структурно-композиционных элементов подготавливаемого документа. В основном ввод текста осуществляется с помощью клавиатуры, но в некоторых случаях могут быть использованы сканирующие устройства или различные накопители информации, содержащие ранее введенные данные в виде файла.

На этапе редактирования введенного текста осуществляются исправление замеченных ошибок ввода, содержательная и стилистическая корректировка текста, необходимая компоновка различных фрагментов за счет выполнения операций вставки, удаления перемещения, копирования, поиска и замены.

На этапе форматирования компонентов текста осуществляется приведение введенных и отредактированных текстовых данных в соответствии с требованиями, предъявляемыми к конкретному документу.

После этого в случае полной готовности документа осуществляется его печать, а при необходимости его последующей доработки или хранения – запись в виде файла в долговременной памяти компьютера на носителях информации.

55. Подготовка таблиц в документах.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедиче­скому словарю, таблица (от лат. tabula — доска, список) — пере­чень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка, ведомость*. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредствен­но в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа «электронные таблицы» MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответст­вующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92 *, кото­рый называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения

В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исклю­чением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нуме­рацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обо­значения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей по­средине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части табли­цы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы…» или «Окончание таблицы…», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориен­тация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выде­ленная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы проводить после создания всего документа. Следует обратить внимание на корректную ну­мерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они со­ставляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подза­головки граф указывают в единственном числе, в конце заго­ловков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронуме­рованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копиру­ется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страни­цах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть уста­новлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Ес­ли таблица занимает несколько страниц в середине многостра­ничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв разде­ла на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Та­ким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заго­ловки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется на второй и последующих страницах.

56. Справочно-правовая система «Консультант плюс».

 

Различные справочно-правовые системы давно стали неотъемлемой частью эффективного и грамотного ведения современного бизнеса. На сегодняшний день работа руководителей, финансистов, бухгалтеров, юристов немыслима без оперативной и достоверной правовой информации. 
Система Консультант Плюс – это полная справочно-правовая информация по законодательству РФ, которая распространяется через целую сеть региональных информационных центров, и ежедневно обновляется. 
Этот крупнейший правовой ресурс содержит в себе нормативно правовые акты российского законодательства, а так же эксклюзивные консультации по их применению, материалы из судебной практики, солидных печатных изданий и т.п.

Вся информация, которая входит в систему Консультант Плюс, структурирована по нескольким разделам: 

— законодательство, 

— комментарии к законодательству, 

— финансовые консультации, 

— судебная практика, 

— формы документов, 

— законопроекты, 

— международные правовые акты,

 — правовые акты по здравоохранению, 

— технические правила и нормы, 

— региональные и дразделы.

 

Консультант Плюс имеет специальный «Сервис раздел для пользователей», который состоит из информационных банков со множеством разделов. Такая структура позволяет значительно облегчить поиск необходимой информации. Кроме того, это сделано еще и для того, чтобы можно было реализовать «модульный» принцип построения техистемы. 

Т.е пользователь будет иметь возможность включить в свой поиск только необходимее ему информационные блоки, что позволяет значительно экономить время и избегать ненужной информации.

«КонсультантПлюсПроф» — это раздел, который включает в себя общие и отраслевые правовые акты РФ, а так же акты, затрагивающие какие-то отдельные категории россиян. Большая часть документации носит разъяснительный характер.

«КонсультантПлюсЭксперт» – информационный комплекс, касающийся федеральных законов. Он состоит из 2-х частей: ВерсияПроф и ЭкспертПриложение. Здесь же представлена огромная база действующих российских правовых актов.

«КонсультантПлюсоссийское Законодательство» – раздел состоит из основных правовых актов законодательства России. Представлена основополагающая документация, касающаяся банковской деятельности, рынка ценных бумаг и т.п.

В «Консультант Бухгалтер» включены консультации аудиторских фирм, Минфина, ГНС, которые касаются практического применения в бухгалтерии законодательства России, и вся необходимая нормативная документация.

«Консультант-Финансист» состоит из консультаций ГНС, Центробанка, Минфина и других органов заведующих вопросами бух. учета, налогообложения, инвестиционной деятельности и т.д.

«КонсультантПлюс Международное Право» включает правовые документы, затрагивающие взаимоотношения России со странами СНГ. Тут размещены образцы международных договоров, документы международных компаний и т.п.

Блок «Деловые бумаги» включает образцы документов, которые используются на практике организациями с различными правовыми и организационными направлениями и формами деятельности. Это все возможные типовые договора, контракты, формы отчетности и т.п.

«Ценные Бумаги» — здесь содержится информация, которая поступает из ЦБ РФ и коммерческих банков.

«КонсультантПлюс Региональное Законодательство» включены все основные правовые акты рег ных органов власти и местного самоуправления.

«КонсультантПлюс Медицина Фармацевтика» включена нормативная документация, которая регламентирует медицинскую и фармацевтическую деятельность, а так же различные комментарии, консультации, которые разъясняют некоторые аспекты работы медучреждений.

«Судебная практика» — документы высших органов судебной власти, а так же информация общего характера, касающаяся судебной практики по уголовным, гражданским и административным делам.

Поисковые возможности системы Консультант Плюс впечатляют. Поиск необходимой документации может задаваться по нескольким параметрам: 

 

— по дате принятия документа, 

— тексту, 

— номеру документа, 

— статусу акта, 

— органу, который принял документ и т.п

 

57. Справочно-правовая система «Гарант».

Специалисты и пользователи СПС ГАРАНТ сегодня особо отмечают следующие качества системы:

1. Все документы в системе ГАРАНТ представлены с комментариями и разъяснениями специалистов, в том числе в системе содержатся материалы из популярной бухгалтерской прессы.

2. Реализована уникальная технология поиска через Энциклопедию ситуаций. Пользователь формулирует запрос, используя привычные ему термины, система в течение нескольких минут предоставляет ему ответ.

3. В системе представлены, объединенные в одной программе, все типы правовой информации — федеральное и региональное законодательство, международные договоры, комментарии, проекты законов, судебная и арбитражная практика, а также бизнес-справки, налоговый календарь, формы бухгалтерской и статистической отчетности, таблицы и схемы по вопросам законодательства и многое другое.

4. Поиск нужной информации осуществляется по всему информационному банку системы.

Каждому пользователю системы обеспечены следующие услуги: Формирование индивидуального информационно правового комплекта для каждого пользователя. Сегодня разработаны специальные предложения для юристов, руководителей, а также строительных, фармацевтических и медицинских организаций.

«Горячая линия» поддержки — консультации и разъяснения специалистов по работе с системой ГАРАНТ (междугородный звонок бесплатно для пользователей в регионах).

Ежедневные бесплатные мониторинги законодательства

Форма обслуживания — по выбору клиента

Регулярное обновление информации

Поиск редких документов по индивидуальным запросам пользователей

Заказ бесплатной демонстрации системы ГАРАНТ.

Сегодня с системой ГАРАНТ работают структуры федеральных органов государственной власти и органов местного самоуправления, банки, аудиторские и консалтинговые фирмы, промышленные предприятия, учебные заведения, специалисты различных предприятий и организаций. Постоянными партнерами компании и являются более 500 органов власти федерального и регионального уровней.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *